経費精算システムの導入における最大の目的は、工数削減でした。中でも特に実現したかったのは「ペーパーレス化」です。以前のシステムでは"紙"を中心に業務が行われていました。金額をインプットした後プルーフリストを印刷し、所属長→経理部門へと回る仕組みです。コンピュータ上でも承認手続きをするのですが、"紙"の確認後に最終処理が行われる仕組みなので、承認者が長期出張をしているときなどは処理が止まってしまう、という問題が起きていました。また、当社は証憑書類のチェックを海外の委託先に業務委託しています。書類が戻ってから支払い業務を行うものもあるので、月次の締めに合わせてバタバタと航空便で往復輸送をする、ということを毎月行っていました。そのため、書類の不備が発生した際の処理速度に限界があるだけでなく、輸送中の紛失のリスクも抱えていました。

経費精算システムに求めた条件は、ペーパーレス化をはじめ、基本的にはERPパッケージと同様でした。求める機能が網羅され、予算内のコストであることを前提としたうえで、決め手となったのは「Biz∫会計」との連携の相性です。他社でも連携の実績があり、安心してお任せできると判断しました。リプレイスの目的として、ビジネスや業務のやり方をシステムに合わせていき、できるだけ一般的なスタイルに近づける、ということを重視していました。そのため、導入するソフトは、極力追加開発をせずに運用できるものが理想。そういった意味では、ECOASの多通貨対応の機能は、海外出張の多い当社においてはポイントのひとつでした。

あらかじめ改修したのは、経費精算の取引先の口座情報を表示、承認者に承認依頼メールを飛ばす、の2点。立上げ後は、再申請の際の一時保存機能追加、デフォルトの日付書式をブランク化の2点です。

システムがガラリと変わりましたので、やはり、スムーズとは言い難い状況になり、慣れるまでは大変でした。立上げ当初は問合せも多く、入力ミスによるエラーが30～40％にのぼる状態が数か月続きました。差戻し・再申請となる要因は圧倒的に「デフォルトで入る日付を領収書に合わせて修正するのを忘れる」というもの。習熟だけでは限界があると考え、前述したようにブランク化の改修を実施するに至りました。

仕組みを一新したので課題が山積みだったのですが、疑問点や要望に対するレスポンスが早く、システム化が難しい部分に関しては"運用でこのようにできます"とアイディアを出していただけるなど、親切に対応していただき助かりました。"聞きやすい"雰囲気を作っていただき、真摯に対応してもらえたと感じています。

他社とのつながりで集積したノウハウを、情報としてぜひ提供していただきたいです。我々は自分の会社のやり方しかわからないので、参考にしながら次へと検討を進め、システムをブラッシュアップしていけるのでは、と考えています。

今回のリプレイスのようにシステムを一新する際は、未習熟による多少の混乱は避けられないものと考えています。そうした中、ECOASは癖のないスタンダードなパッケージソフトなので、習熟さえしてしまえばほぼストレスなく使い続けられる良い製品、と言えるのではないでしょうか。