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  • 製造流通
  • 導入規模100〜999人〜

日産トレーデイング株式会社

「ECOAS導入で”欲しいものが迅速に手に入る”システムを構築できました。」

日産グループの専門商社として機械、鉄鋼、非鉄金属、燃料、化学品を含む自動車関連部品とその原材料・資材の輸入を行う、日産トレーデイング株式会社。国内6ヵ所・海外13ヵ所をつなぐネットワークを活用することによって世界のダイナミックな動きを読み、お客様の事業の発展に貢献しています。

国内各拠点と、グループ会社のニトコビジネスソリューションズ株式会社において『ECOAS』を利用しています。

導入の経緯と活用の様子について、経営管理本部 経理・法務グループの岸田誠氏、西舘依子氏、人事・総務グループの風祭知之氏、盛田有紀恵氏にお話を伺いました。

導入効果 
主管 岸田誠 氏
経営管理本部
経理・法務グループ
主管
岸田誠 氏
アシスタントマネージャー 西舘依子 氏
経営管理本部
経理・法務グループ
アシスタントマネージャー
西舘依子 氏

ECOASの導入効果について教えてください。

時間の削減
紙を回して行っていた業務がワークフロー上で流れるようになったことにより、ペーパーレス化を図れただけでなく、書類を送る手間の削減、上長不在の際の承認の迅速化など、特に「時間」の工数削減を実感しています。経理側としては経費精算業務にかかる時間がほぼ半減したような感覚です。委託している証憑書類チェックは、スキャナで読み込んだデータをオンラインで確認できるようになりました。海外から即時確認できるので、支払いまでの時間が目に見えて短縮しています。不備がある場合も、委託先から直接従業員へメールで連絡できる仕組みとなり、再申請までの流れが早くなりました。以前は、コピーを残さない限り従業員の手元に控えのない状態でしたが、ワークフローであればいつでも記録を確認しながら訂正・再申請できます。

手間の削減
ECOASは「駅すぱあと」と連携しているので、経路や交通費を調べる手間がかからず、定期券区間を除外して旅費を算出できる点も便利です。従業員側の入力負荷そのものは、新システム導入で若干増えているのかもしれませんが、トータルで見れば“欲しいものが迅速に手に入る”仕組みが構築されていると思います。

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ECOAS導入の背景 
マネージャー 風祭知之 氏
経営管理本部
人事・総務グループ
マネージャー
風祭知之 氏
アシスタントマネージャー 盛田有紀恵 氏
経営管理本部
人事・総務グループ
アシスタントマネージャー
盛田有紀恵 氏

ECOAS導入の背景をお聞かせください。

当社では、ビジネスの形態に合わせて独自に開発した仕組みを20年以上使っていました。運用する中でカスタマイズを重ねて進化した結果、ユーザー側にとっては非常に使い勝手の良いものを構築できていた一方で、業務効率化のためにアウトソーシングをする、または海外にビジネスを集中するといったことを視野に入れると柔軟性に富むとは言い難く、システムの老朽化の面でもそろそろ限界。その様な理由から、基幹システムのリプレイスを行うことにしました。ソリューションを導入するにあたりポイントとなったのは、短期導入、低コスト、ペーパーレス化、ロケーションを問わずに承認活動ができること、多言語対応、webアクセス、保守の外部委託など。それらを叶えるワークフローの仕組み、ということで、ERPパッケージ(「Biz∫」)の導入が決定し、それに伴い経費精算のシステムも一新する、というのがECOAS導入の背景です。

導入前に抱えていた課題と、改善したかった点をお聞かせください。

経費精算システムの導入における最大の目的は、工数削減でした。中でも特に実現したかったのは「ペーパーレス化」です。以前のシステムでは“紙”を中心に業務が行われていました。金額をインプットした後プルーフリストを印刷し、所属長→経理部門へと回る仕組みです。コンピュータ上でも承認手続きをするのですが、“紙”の確認後に最終処理が行われる仕組みなので、承認者が長期出張をしているときなどは処理が止まってしまう、という問題が起きていました。また、当社は証憑書類のチェックを海外の委託先に業務委託しています。書類が戻ってから支払い業務を行うものもあるので、月次の締めに合わせてバタバタと航空便で往復輸送をする、ということを毎月行っていました。そのため、書類の不備が発生した際の処理速度に限界があるだけでなく、輸送中の紛失のリスクも抱えていました。

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ECOAS選定の理由 

ECOASをお選びになった理由を教えてください。

経費精算システムに求めた条件は、ペーパーレス化をはじめ、基本的にはERPパッケージと同様でした。求める機能が網羅され、予算内のコストであることを前提としたうえで、決め手となったのは「Biz∫会計」との連携の相性です。他社でも連携の実績があり、安心してお任せできると判断しました。リプレイスの目的として、ビジネスや業務のやり方をシステムに合わせていき、できるだけ一般的なスタイルに近づける、ということを重視していました。そのため、導入するソフトは、極力追加開発をせずに運用できるものが理想。そういった意味では、ECOASの多通貨対応の機能は、海外出張の多い当社においてはポイントのひとつでした。

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導入の推進について 

「部署の垣根を超えて親交を深めるという
副産物が生まれました。」

導入にあたり、ご苦労された点はありますか。

パッケージソフトなので、運用実態に合うところと合わないところがあります。改修可能なところは改修をし、できない部分はソフトに合わせた運用方法を考え、画面に沿って一つひとつ説明していくスタイルの運用マニュアルを作成しました。これがかなり大変な作業で、夏休みを返上して取り組みました。その他にBiz∫と合同で説明会を数回行い、1カ月以上のスパンで2度に渡りトライアルも実施。立上げに関わったメンバーは大改革の苦労をともにし、部署の垣根を超えて親交を深めるという副産物が生まれました(笑)。

改修したのは、どのような部分ですか。

あらかじめ改修したのは、経費精算の取引先の口座情報を表示、承認者に承認依頼メールを飛ばす、の2点。立上げ後は、再申請の際の一時保存機能追加、デフォルトの日付書式をブランク化の2点です。

本番のスタートはスムーズに行われましたか。

システムがガラリと変わりましたので、やはり、スムーズとは言い難い状況になり、慣れるまでは大変でした。立上げ当初は問合せも多く、入力ミスによるエラーが30〜40%にのぼる状態が数か月続きました。差戻し・再申請となる要因は圧倒的に「デフォルトで入る日付を領収書に合わせて修正するのを忘れる」というもの。習熟だけでは限界があると考え、前述したようにブランク化の改修を実施するに至りました。

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ALSIに対する評価と期待 

ALSIの対応について、どのような感想をお持ちですか。

仕組みを一新したので課題が山積みだったのですが、疑問点や要望に対するレスポンスが早く、システム化が難しい部分に関しては“運用でこのようにできます”とアイディアを出していただけるなど、親切に対応していただき助かりました。“聞きやすい”雰囲気を作っていただき、真摯に対応してもらえたと感じています。

今後ALSIに期待することがあれば、教えてください。

他社とのつながりで集積したノウハウを、情報としてぜひ提供していただきたいです。我々は自分の会社のやり方しかわからないので、参考にしながら次へと検討を進め、システムをブラッシュアップしていけるのでは、と考えています。

ECOASの導入を検討している企業に向け、メッセージがあればお願いします。

今回のリプレイスのようにシステムを一新する際は、未習熟による多少の混乱は避けられないものと考えています。そうした中、ECOASは癖のないスタンダードなパッケージソフトなので、習熟さえしてしまえばほぼストレスなく使い続けられる良い製品、と言えるのではないでしょうか。

お忙しい中、貴重なお話しをありがとうございました。

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日産トレーデイング株式会社様http://www.nitco.co.jp/
  • ●所在地
  • 〒244−0805 神奈川県横浜市戸塚区川上町91-1 BELISTAタワー東戸塚
システム全体構成図
システム全体構成図
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