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  • 導入規模100〜999人

株式会社NTC

「精算業務に携わる人員が半減。理想的なシェアードサービスを実現できました。」

株式会社 NTCは、携帯電話等の通信システム開発や公共システム等の大規模システム開発を中心に、ERP導入事業やビッグデータ分析事業など、さまざまなシステム開発、サービス事業を行っています。2016年よりグループ会社を含む約480名の従業員を対象に『ECOAS』をご利用いただいています。

導入の経緯と活用の様子について、主導的立場を担われたソリューション開発部の櫛引亮磨氏、おもに会計システムとの連携を担当された経営企画部の丹耕一郎氏にお話を伺いました。

ECOAS導入の背景 
担当課長 櫛引 亮磨 氏
ソリューション事業推進部
ソリューション開発部
担当課長
櫛引亮磨 氏
課長代理 丹 耕一郎 氏
経営企画部
課長代理
丹 耕一郎 氏

ECOAS導入の背景をお聞かせください。

以前は、社員各自がExcelで作られたフォーマットに必要事項を入力したものを紙に出力し、上司の承認後、経理へ送付し、経理の担当者が会計システムへ手入力していました。社員への支払いは月に1回。月末に締切り、月初に支払う仕組みです。弊社では社員の半数以上がお客さま先に常駐しているため、これらの経費処理は月末にわざわざ帰社して作業を行う必要があり、帰社するための時間や旅費が大きな無駄を発生させていました。一方、経理部門においても申請内容の精査・入力に多くの人手がかかっている状態でした。このような状況はかなり前に把握していましたが、基幹システムの制約からなかなか改善できずにいました。しかし、基幹システムを最新のERPシステムへ更改するのを契機に、経費・旅費精算業務についてもシステム化へ向け具体的に検討を始めました。

特に改善したかった点をお聞かせください。

社外で勤務する社員が、会社へ戻らずに、貸与しているスマートフォンで、旅費・経費精算業務を行えるようにすること、経理部門の手作業の負荷を軽減することの2点が今回の改善のポイントですが、特に社外で勤務する社員の旅費・経費精算業務を行うためだけに会社に戻る稼働や費用の無駄は大きく、最大の課題でした。一方、社外で勤務する社員は、お客様先での制約から1カ月分をまとめて処理せざるを得なく、当然、記憶違いや申請漏れなどのミスが多く発生します。これをチェックする立場の上司も経理部門も、当人が社外で働いているため、そもそも何が正確なのか、本人しかわからない部分が多過ぎるため、正確性を担保することが難しいのが大きな課題でした。

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導入効果 

ECOASの導入効果について教えてください。

社外で勤務する社員には全員、スマートフォンを会社から貸与しているので、スマートフォンからオンラインで申請処理ができるようになったため、わざわざ会社へ足を運ぶ必要がなくなり、大きな費用削減を実現できました。併せて、1カ月分を覚書きする煩雑さが解消し、処理の正確性も向上していると思います。また、即時性と“見える化”が進んだことで内部統制の強化が望めます。

また管理部門では、交通費の請求経路と通勤定期経路のチェックが自動化でき、申請フローがオンライン化したことにより、導入前は5名で2〜3日かかっていた帳票内容の確認業務が不要となりました。会計システムへの転記については、3名で2〜3日要していたのが、1〜2時間に。それに加え、以前は社員の口座への振込みも、1名ずつ手動で手続きをしていましたが、「Biz会計」から自動で連携できるようになり、大きく効率化できました。管理部門は、グループ会社も合わせて、導入前の半分以下の人員でシェアードサービスを実現できるようになっています。

管理部門、ユーザとも大幅に業務が効率化し、投資額は1年以内に回収できる見込みです。

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ECOAS選定の理由 

ECOASをお選びになった理由を教えてください。

弊社は、最新の技術、コンセプトによって作られた統合ERPである「Biz∫(ビズインテグラル)/Super Cocktail Innova/intra-mart」の導入・保守サービスをお客様に提供しているため、当社の基幹システムも「Biz∫」を導入しています。「Biz∫」には市販ソフトウェアとの連携が容易という特徴がありますので、「Biz∫会計」と連携でき、intra-mart上で動作するアプリケーションであることが必須条件であり、また、「駅すぱあと」を使用して通勤経路の算出などを行っていましたので、その連携も要件のひとつでした。
また一方では、社内の精算業務をシステム化のために導入するだけでなく、「Biz∫」の経費・旅費精算関連のアプリケーションを商材として扱う検討も同時に行っていましたので、二つの要求を満たすものを複数の候補の中から選んだ結果、導入実績とコスト面が決め手となり『ECOAS』を採用しました。

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導入の推進について 

導入にあたり、ご苦労された点はありますか。

結論からいうと、大変スムーズに運びました。チャレンジングだった点は2つ。ひとつは、『ECOAS』を商材として扱うことを視野に入れ、弊社の開発部隊が、要件定義から運用まで自分たちの手で導入した点。もうひとつは、「駅すぱあとWebサービス」へ対応させたことです。
前者は、開発元であるALSIにノウハウを教えていただきながら作業を進め、順調に運用まで漕ぎ着けられました。後者は、「駅すぱあと」の開発元へ随時相談しながら、技術的な課題をクリアにしていきました。カスタマイズを加えたのは、弊社が「Biz∫」の中で使用していた「プロジェクト原価管理」と『ECOAS』の連携に関する部分。『ECOAS』にプロジェクト入力欄は標準機能でありますが、自社の基幹システムで利用している「プロジェクトコード」を自動で『ECOAS』にも取り込めるようにしました。

ユーザ向けには、規定・実施要領・システムで使う用語を全部統一し、運用開始後に問い合わせが発生しないように留意しました。従来の規定を汎用的に作っていたので、『ECOAS』に合わせていくつか文言を修正した程度で済み、動作の部分などは全くカスタマイズせずに導入できました。

本番のスタートはスムーズに行われましたか。

システムを一新したため多少の混乱はありました。目立ったのは、「プロジェクト原価管理」へ紐づけする「プロジェクトコード」の入力漏れ。認識が定着するまで、差し戻しとなる事例が見受けられました。とはいえ、『ECOAS』自体はシンプルで単純明快、直感的に使えるため、すぐに軌道に乗りました。NTCへの展開時のノウハウを活かし、グループ会社への展開も混乱なく、スタートさせることが出来ました。

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ALSIに対する評価と期待 

今後、ALSIに期待することがあれば、教えてください。

「視認性の向上」「管理画面の拡充」の2点を望みます。
視認性に関しては、たとえば、交通手段を直感的に認識できるように電車・バスのアイコンを多用する、といった点に、もうひと工夫ほしい。また、通勤定期経路マスタにおいては、誰がいつ修正したのか、履歴が分かるようにしてほしい。管理する数が多いので、どうしてもミスが出てしまうのですが、対策を打つためにも履歴が追えると助かります。管理部門のチェック業務をさらに削減して、引き続き効率化を図りたいと考えています。そのため、管理者の作業をサポートする機能の充実に期待しています。

ALSIの展開製品については、「保守契約管理システム」など、『ECOAS』以外のソリューションの導入も必要に応じて検討していきたいですね。

『ECOAS』の導入を検討中の方へ、メッセージをお願いします。

シンプルで誰もが使いやすく、コストパフォーマンスに優れた製品です。ERPを導入している企業にとっては、一気通貫で業務を回せるようになるため、紙をなくす、管理コストの軽減を図れるなど、大幅な導入メリットが望めます。

お忙しい中、貴重なお話しをありがとうございました。

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課題から解決!ECOAS経費・旅費精算
株式会社NTC様http://www.ntc.co.jp/
株式会社NTC様
  • ●所在地
  • 〒163-0918 東京都新宿区西新宿2-3-1 新宿モノリス18階
システム全体構成図
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