情報システムのクラウドサービスの拡大に伴い、業務アプリケーションとしてMicrosoft 365を利用する企業が増えています。

ビジネスでは、コミュニケーションの約90%がメールで行われているとも言われています。(※1)そのメールが使えなくなるとコミュニケーションが滞り、業務が止まってしまいます。実際に直近で以下のような障害が発生しています。

※1：出典：一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2023」

実際に、メールが使えなくなってしまうと社内および社外の人とのコミュニケーションが取れなくなってしまい、意思決定が遅れてしまう、お客様からのメールが届かない、受注が滞ってしまう、取引先やお客様へ電話でメールシステムに障害が起きたことを伝えなければいけない・・・など、通常の業務が滞り障害が起きなければ本来対応しなくても良かった仕事に追われることになります。

情報システム部門にもユーザからの「いつメールが利用できるようになるのか」などの問い合わせが殺到することになりますが、Microsoft 365の障害の場合は情報システム部門でもどうにもすることができません。

クラウドサービスの障害復旧は、サービス提供者側の対応に任せるしかないためです。

クラウドサービスの場合、メールシステムに障害が起きた場合、「メインで利用しているクラウドメール事業者とは別のクラウドサービスを契約し、なんらかの障害が起きた際に切り替える」対策が一般的です。

ただし、メインサービスと同じ仕組みを準備する必要があるため、通常利用しているコストと合わせると約2倍の費用が掛かることになります。いつ使うかわからないシステムに、高額な投資が必要になるのは現実的ではありません。

代替方法を検討する際には、コストをなるべく掛けずに必要なときにすぐに使えるシステムを準備する必要があります。そこで、今回ご紹介するのが、セキュアMXサービスの「スペアメールオプション」という機能です。

「スペアメール」とは、緊急時にすぐに使えるバックアップ用のWebメールのことです。お客様宛てのメールを配送する直前で、IIJの設備にメールのコピーを保管する仕組みで、常時最大で14日分コピーして保存を行っております。

そのため、クラウドサービスのメールが利用できない状態になったとしても、いつもと同じドメイン・同じメールアドレスでメールの送受信を継続できます。また、この仕組みにより、障害発生前のメールを確認することができるため、コミュニケーションが滞ることなく、業務を継続することが可能です。

導入方法は、DNSサーバで定義されるMXレコード（メールの配送先情報）を変更し、Microsoft 365の前段にスペアメールオプションを経由するようにするだけです。

お客様側で特別な設備は不要であり、1メールアドレスあたり1日数円程度のわずかなコストでご利用になれます。また、導入環境の制約もありません。Microsoft 365だけではなく、G Suiteなどのクラウドメール、オンプレミスのメールシステムでも利用可能です。

いつクラウドサービスに障害が起きるかは、サービス利用者には予測できません。障害が起きた場合の対策を低コストで準備しておくことで、システム利用部門の方も、情報システム部門の方も安心して仕事をすることができます。この機会に、ぜひ一度ご検討ください。