能勢鋼材株式会社

2022年1月に改正電子帳簿保存法が施行され、2024年1月から電子取引データの保存が義務化されたということに加えて、総務 統括部では少人数のスタッフでさまざまな業務を兼任していることから、かねてより経費精算にかかる作業を効率化したいと考えていました。そこで、経費精算ツールの導入を検討することにしたのです。

従来は税務調査などに備えて、A4用紙にさまざまなサイズの領収書を貼り付けて綴じていたのですが、数多くの業務を抱える中、こうした細かい作業はつい後回しにしてしまうことから、それを改善したいという思いがありました。

2024年4月に、東京ビッグサイトで開催されたIT・DX関連の展示会を見学する機会があったので、そこで経費精算ツールについて調べることにしました。Web上の情報ではそれぞれの製品の違いがはっきり分からなかったのですが、各社のブースを見て回ることで、具体的に何ができて、何ができないのかを理解することができました。

帰阪後、ブースを訪問した各社から連絡を受けたのですが、要件に合わない製品の提案についてはその時点でお断りしました。というのも、当社には特殊な精算が存在したからです。例えば、当社では営業担当が拠点間の移動に自家用車を使うことが多く、ガソリン代を走行距離で精算しているのですが、検討した多くの製品ではこれに対応できません。この点、BIZUTTO経費は当社の精算方法に合わせて柔軟に対応できますし、2年目以降が半額で利用できる点や利用するグループ会社が増えても新規契約なく利用できるマルチカンパニー機能など低コストで高品質な製品に魅力を感じました。

ただし当時は私たちが多忙だったこともあり、いったん選定を中断せざるを得なくなってしまいました。そのため、ここで音信不通になってしまった会社もあったのですが、ALSIからの連絡は途絶えることなく、継続してやり取りが続きました。システムを導入する際には、機能や提案内容も大切ですが、タイミングやサポートも重要ですので、この点でALSIの対応には好感が持てました。

2024年の夏にトライアルを申し込みました。十分な時間が取れなかったこともあって、設定などには踏み込めなかったのですが、申請側の操作手順などを確認することができました。BIZUTTO経費では、スマートフォンで領収書の写真を撮ると日付や金額、取引先名などがAI-OCR機能で自動的に入力フォームに転記されるので、これなら使ってもらえそうという印象を受けました。実際、何人かの営業担当の者にも試してもらったのですが、問題なく受け入れてもらえそうでした。

その後、再び他の業務が忙しくなり、しばらく手がつけられない状態が続いたのですが、2025年の年明けからやり取りを再開し、2月に契約を交わしました。

私たちにシステムの管理や設定などの経験がまったくなかったため、最初のうちはとても大変でした。BIZUTTO経費には専用のポータルサイトが用意されており、「設定マニュアル」や「よくある質問」を参照しながら設定を行っていけばいいのですが、どこから手をつければよいのかも分からない状態でした。そこで、ALSIのサポート担当にメールだけの問い合わせではなく、Web会議を利用した打ち合わせで伴走いただきながら設定を進めていき、なんとか4月からの本番運用に間に合わせることができました。

とても真摯に対応してもらえました。私たちが設定の作業に慣れていないこともあって、次から次に分からないことが出てきたのですが、その都度、丁寧にメールで説明していただいた上、Web会議を利用したオンラインミーティングで画面を見ながら教えてもらい、とても助かりました。あるときなどは、設定通りに動かないことがあって、こちら側がどんな処理をしたいのかを説明したところ、無償で当社専用マニュアルを作っていただいたこともありました。

これまでは、私たちが紙の領収書の内容を一枚ずつ経理会計ソフトに入力していたのですが、項目の一部が抜けていたりすると、そのたびに申請者へ確認する必要がありました。BIZUTTO経費の導入後は、項目が正しく入力されていないとエラーになって申請ができないため、受け取ったデータに項目の抜けがなくなり、会計ソフトへそのまま入力できるようになりました。

運用をスタートさせた当初は、かなり問い合わせもありました。例えば、登録番号や税区分が入力されていないとエラーになるため、どうすればいいのか戸惑っている人もいたようです。ただ、あらかじめ使い方の説明会を実施していていたこともあって、操作関連の問い合わせはほとんどありませんでした。領収証をスマートフォンで撮影すれば、基本的な項目は自動で入力されるので、慣れてしまえばその後はスムーズに申請できるようになったようです。

以前は、紙の請求書を1枚ずつスキャンしてデータ化する必要がありましたが、そうした作業が不要になったため、私たちとしてもずいぶん楽になりました。

当社には立ち上げたばかりのグループ会社があるのですが、まだ規模が小さく、少人数ということもあって、今は人手で経費精算を行っています。BIZUTTO経費は追加コストなしで複数法人が利用できるマルチカンパニー機能がありますので、将来的にはこの会社についても導入を進めていきたいと考えています。

今後ともユーザーの立場に立って、アップデートによる機能追加や使い勝手の改善などを期待しています。

今すぐというわけではないのですが、さまざまな管理業務のシステム化を進めたいと考えています。その点でもALSIからの支援があればありがたいですね。