ZEROPLUS株式会社

当社は2015年の設立以来、本社のある愛知県豊橋市を中心に、遺品整理・不用品回収の事業を行ってきており、近年は関東エリアにも進出しています。また、整理の際に処分することになった家具や雑貨などの不用品をフィリピンに送り、オークションを通じて市場に再流通させる海外輸出事業、障がいのある方にリサイクル品の仕分けや家電品の分解、キャリーケースの製造などの作業を通じて働く場を提供するA型就労支援施設の運営なども手掛けています。言ってみれば、“世界規模でのリサイクル”という理念のもと、社会貢献につながるさまざまなサービスを提供している会社です。

経理の業務担当者が産休に入ったことで、属人化など隠れていた問題が一気に顕在化したのがきっかけです。それまでは担当個人の能力 に頼っていたため、担当者が代わったことで、給与振込のデータ作成など業務の処理速度や正確性に影響が出る場面がありました。

加えて、アナログ的な処理にも限界が見えていました。従来は経費精算に必要な帳票類はプリントしたものを紙で管理しており、領収書は現金出納帳の裏に貼ったり、お客様に紙の請求書を郵送したりしていました。そのため、何か書類を探す際には数あるファイルの中から目当てのものを見つけなくてはならず、手間と時間がかかっていました。それでも過去の経験に頼ることでなんとか対処してきたのですが、関東に営業所ができたことで業務量が増えた上、遠隔地とのやり取りで紙の請求書送付などの業務が発生しタイムラグが起きるようになりました。

こうした問題を解決するためには、抜本的な対策が必要だと考えました。そこで、当社の税理士に経理事務における業務改善やDXの推進について相談したところ、デジタル化を進めることで属人化を解消し、少人数でより多くの業務を回せるようになるとアドバイスいただきました。

前述の税理士から具体的なツールとして紹介されたことで製品を知りました。他の会社で導入し、大きな効果があったと強くおすすめされました。具体的な選定理由としては大きくふたつあり、ひとつが複数の法人で利用する場合でも、代表の1社が契約を行うことで個別の契約が不要となり、ユーザー数の追加だけで利用会社を増やせる点です（マルチカンパニー機能）。そのぶんだけ安価に利用できる上、複数社の経費精算を一人の担当者に任せることもできます。当社の場合、海外のオークション会場や就労支援施設などを複数会社で運営していますので、その点でも大きなメリットだと感じました。

もうひとつは、クラウドベースで利用できる点です。当社は豊橋市に本社がありますが、東京や埼玉など関東にも拠点を構えたことで、最近では遠隔地とのやり取りが生じるようになりました。この点、クラウド型サービスのBIZUTTO経費なら、拠点が離れていても一元管理ができますし、リモートワークにも対応可能です。今回のように担当者が育児に伴う短時間勤務となる場合でも、無理のない範囲、例えば1日数時間だけ在宅で働いてもらうことも可能になります。

現場で指揮をとる立場としては、現場作業にまつわる経費精算などの負担が減り、日当の申請なども楽になるということなので大歓迎でした。さらに、今後は領収書などもスマートフォンで写真を撮るだけでよくなるそうなので、反対する理由はありませんでした。

今回、アドバイザーとして入ってもらった税理士は以前から存じ上げており、BIZUTTO経費によるデジタル化の効果について詳しく聞いていたので、むしろどんどんやりましょうという感じでした。

ALSIの支援もあって、導入面での苦労はほとんどありませんでした。中でも、まだ導入を決めていないトライアルの段階から、専任担当者が付き当社専用のマニュアルを提供してもらったのは非常にありがたかったですね。実際の導入では、こちらから質問する前に先回りして「このあたりで設定に迷ったときには、こうしてください」など手厚くサポートしていただきましたので、不安はありませんでした。

本格的な運用はこれからになりますので、効果についてはこれから見えてくると思いますが、まずは10アカウントでスモールスタートし、日当計算から行っていく予定です。

今回のBIZUTTO経費の導入によって、現場担当者はスマートフォンで領収書を撮影するだけで日付や金額、支払先が自動入力されるようになり、移動中や作業の合間に申請することが可能になります。また、入力ミスもなくなりますから、負担やストレスも軽減されるでしょう。一方、経理担当者は申請時に規定違反や入力漏れがあればアラートが出るので、申請内容を細かくチェックしたり、差し戻したりする手間がなくなり、こちらも負担軽減が期待できます。さらに、入力や転記といった作業も大半が不要になるでしょう。

今後、当社がビジネスを拡大しようとしたとき、社内の事務処理のリソースが足を引っ張って次の一手が打てないということは避けたいと思っています。その点でも、BIZUTTO経費の導入は、社内の事務処理のデジタル化やDXの推進に向けた足掛かりになると考えています。これにより、将来、当社が拠点や関連会社を増やしても、事務処理をシームレスに回していけるでしょう。さらに、属人化が解消されたことで、担当者が在宅勤務を行ったり、育児に伴う短時間勤務がしやすくなったりすることで、働き方改革が実現すると期待しています。

最近では生成AIをビジネスに活用する機会が増えていますので、BIZUTTO経費にも生成AIとの連携機能を搭載してもらえればうれしいですね。基本機能をしっかり押さえた上で、間に生成AIを挟めば、使い勝手の改善などはいくらでもできると思いますので、ぜひ検討してもらいたいと思います。