定着化が難しい理由よくある失敗の具体的な事例 

経費精算システムの導入後、定着化が進まない理由には以下のようなものがあります。

・操作が複雑で、現場が使いこなせない

・申請ルールや承認フローが分かりづらい

・マニュアルが整備されていない、または読まれていない

・サポート体制が不十分で、質問できる相手がいない

・旧来のExcelや紙の申請が並行して残っている

これらの要因が重なることで、システムが「使いづらい」「面倒」と認識され、定着が進まなくなります。

経理部門や情報システム部門だけでシステムを選定し、申請者や承認者の使い勝手を考慮しなかった結果、現場での利用率が低下。「使いにくい」「申請が面倒」といった声が上がり、結局Excel申請に戻ってしまうケースも。

2. 承認フローの設計が複雑すぎる

金額や部門によって承認ルートが複雑に分岐しているにもかかわらず、システム上で柔軟に設定できない。結果として、承認が止まる、誤ったルートで申請されるなどのトラブルが頻発。

3. 社内教育・定着化が不十分

導入後のマニュアル整備や研修が不十分で、社員が使い方を理解できずに混乱。「誰に聞けばいいのか分からない」「申請方法が分からない」といった声が現場から上がる。

4. システム連携がうまくいかない

会計ソフトやERPとの連携が不十分で、結局手作業で仕訳を入力することに。業務効率化のはずが、逆に作業が増えてしまうという本末転倒な結果に。

5. 経費ルールの整備が追いついていない

経費精算システムを導入しても、社内の経費ルールが曖昧なままでは、申請ミスや不正の温床になりかねない。ルールとシステムの整合性が取れていないと、混乱を招く。

成功の条件

1. 現場の声を反映したシステム選定

経費精算システムの定着には、現場の声を反映した設計が不可欠です。申請者や承認者が日常的に使う画面や操作フローが、直感的で分かりやすいものでなければなりません。現場の業務フローや慣習を理解した上で、システムの設定を行うことで、使いやすさが向上し、利用率も高まります。
また、現場の声を反映することで「自分たちのためのシステム」という意識が生まれ、定着へのモチベーションにもつながります。

2. 柔軟な承認フロー設計が可能なシステム

金額・部門・役職などに応じて承認ルートを柔軟に設定できる機能が必要。変更や例外対応が簡単にできることで、運用の安定性が高まる。

3. 社内教育とサポート体制の整備

導入時にはマニュアルやFAQの整備、研修の実施が不可欠。導入後も継続的なサポート体制を整えることで、現場の不安を解消し、定着化を促進できます。システム導入後の教育とサポートは、定着化の成否を左右する重要な要素です。以下のような取り組みが効果的です。

・操作マニュアルやFAQの整備

・動画や画面キャプチャを使った操作説明

・導入初期の説明会やハンズオン研修

・社内ヘルプデスクやチャットでの質問受付

・定期的なアンケートによる改善要望の収集

これらの取り組みにより、現場の不安や疑問を解消し、安心してシステムを利用できる環境を整えることができます。

4. 他システムとの連携を事前に確認

会計ソフトやERPとの連携がスムーズに行えるかを事前に確認し、必要なAPIやデータ形式を把握しておくことで、連携によって業務効率化の効果が最大化されます。

5. 経費ルールの明文化と周知

経費精算システムに合わせて、社内の経費ルール特に出張時の規定や承認時のワークフローを明文化し、社員に周知することが重要です。さらにルールとシステムが一致していることで、申請ミスや不正に気が付ける仕組みが整うため不正の防止・抑止が可能となる。

定着化の成功事例

ある企業では、経費精算システム導入後に現場の声を集め、申請画面のレイアウトや承認ルートの設定を見直しました。

また、操作説明動画を社内ポータルに掲載し、いつでも確認できるようにしたことで、利用率が大幅に向上しました。

さらに、現場からの改善要望を定期的に収集し、システムベンダーと連携してアップデートを行うことで、継続的な改善が進みました。

結果として、紙やExcelでの申請はほぼゼロとなり、経理部門の処理時間も大幅に削減されました。

まとめ

経費精算システムの導入はスタートに過ぎず、真の成功は社内に定着させることにあります。
そのためには、現場の声を反映した設計、教育・サポート体制の整備、継続的な改善が不可欠です。

BIZUTTO経費は、経費申請の入力時のアシストや画面レイアウトなど、使いやすさにこだわりを持って開発されたクラウド型経費精算システムです。

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「使いやすい」「助かる」と現場が感じるシステムこそが、企業全体の業務効率化とガバナンス強化につながります。

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