経費精算における不正の代表的なパターン

経費精算における不正には、以下のような代表的なパターンがあります。

・架空の領収書を添付して申請する

・実際より高い金額で申請する（領収書の改ざん）

・私的利用の経費を業務経費として申請する

・同じ領収書を複数回使用する

・承認者と申請者が共謀して不正を隠蔽する

これらの不正は、手作業や紙ベースの運用では発見が困難であり、システムによる管理が重要になります。

経費精算でなぜ不正が起こるのか？

•    チェック体制の限界：承認者が忙しく、内容を細かく確認できない。領収書の真偽を見抜くのは難しい

•    ポリシーの曖昧さ：「何がOKで何がNGか」が明確でないと、申請者の解釈に委ねられてしまう

•    組織文化の影響：「みんなやってるから」「少額なら問題ない」という空気が不正を助長する

•    属人化された運用：Excelや紙ベースでの運用では、履歴が残らず、チェックも属人的になりがち

対策の方向性

システムでできること

1. 領収書の画像解析と改ざん検知

経費精算システムでは、スマートフォンで撮影された領収書画像をAIで解析し、改ざんや不自然な加工を検知する機能があります。OCR（文字認識）によって金額や日付を自動抽出し、申請内容と突合することで不一致を発見できます。

2. 重複申請の検知

同じ領収書画像や同一金額・日付の申請が複数回行われた場合、システムが自動でアラートを出すことで、重複申請による不正を防止できます。

3. 承認フローのログ管理

誰がいつ承認したか、どのようなコメントを残したかなどの履歴をシステム上で記録することで、不正の温床となる「なあなあ承認」を防ぎ、監査対応にも有効です。

4. 経費ルールの自動チェック

申請内容が社内ルール（上限金額、対象経費、利用可能期間など）に違反していないかを自動でチェックし、違反があれば申請を差し戻す機能でルール違反を防止できます。

5. アクセス権限と操作履歴の管理

申請・承認・経理処理の各ステップにおいて、誰がどの操作を行ったかを記録し、不正操作や権限の濫用を防ぐことができます。

人的な対策

1. 社員教育と意識改革

経費精算に関する不正は、制度やシステムだけでは完全に防ぐことはできません。社員一人ひとりが「経費は会社の資産である」という意識を持ち、正しく申請する文化を醸成することが重要です。

2. 経理部門による定期的なチェック

システムによる自動検知に加えて、経理部門が定期的に申請内容をチェックすることで、不正の兆候を早期に発見できます。特定の社員や部門に偏った申請傾向がないかを分析することも有効です。

3. 通報制度の整備

不正を発見した社員が安心して通報できる制度（内部通報窓口や匿名通報など）を整備することで、組織全体で不正を防ぐ体制を構築できます。

4. 承認者の責任意識の向上

承認者が単なる形式的なチェックではなく、内容をしっかり確認する責任を持つことが重要です。システム上に承認履歴が残ることで、責任の所在が明確になります。

まとめ

経費精算における不正は、企業の信頼や財務に大きな影響を与えるリスク要因です。

システムによる自動検知やルール管理は非常に有効ですが、それだけでは不十分です。

社員教育やチェック体制、通報制度など、人による運用と組み合わせることで、より強固な不正防止体制を構築することができます。

経費精算の透明性と健全性を高めるために、システムと人の両面から取り組むことが求められます。

BIZUTTO経費では、社内規定や運用ルールに合わせてあらかじめチェック機能の設定を行うことで、
申請時の入力漏れや規定に反する入力を自動でチェックし、エラーやアラートを表示します。

差戻しや再申請の手間を未然に防ぐとともに、内部統制の強化・コンプライアンス遵守が進められます。

さらに令和４年１月１日施行の改正電子帳簿保存法に準拠したスキャナ保存・電子取引の保存が行えるため、

脱・領収書、アナログから経費精算業務のDX化として業務効率化の実現をします。