仕訳データを連携しても残る経理業務

経費精算システムと会計システムの連携方法として、経費精算システムから仕訳データをCSV形式などで出力し、会計システムへ取り込む運用があります。

仕訳を一件ずつ手入力する場合と比べると作業を効率化できますが、実際の業務では次のような作業が残ることがあります。

・　出力したデータを会計システムの形式に合わせる
・　会計システムへ手動で取り込む
・　取込みエラーの内容を確認する
・　経費申請と仕訳伝票の内容を照合する
・　領収書や請求書を別のシステムで確認する
・　取引先や部門などのマスタを両方のシステムで更新する

仕訳データが会計システムへ登録されていても、その内容を確認する際に証憑が別の場所で管理されていると、経理担当者は経費精算システムと会計システムを行き来する必要があります。

また、会計監査や税務調査などで仕訳の根拠を確認する場合も、伝票から該当する領収書や請求書を探し、内容を照合する作業が発生します。

経費精算と会計処理を一連の業務として効率化するには、仕訳を登録できるかだけではなく、登録後の確認作業まで含めて業務がつながっているかを見る必要があります。

証憑を別のシステムで管理する場合の課題

領収書や請求書などの証憑を経費精算システムだけで管理し、会計システムには仕訳データのみを登録する運用では、伝票と証憑の確認に手間がかかることがあります。

例えば、会計システムの仕訳伝票を確認していて、元となった領収書を確認したい場合、経費精算システムへ移動し、該当する申請を検索しなければなりません。

両方のシステムに同じ申請番号や伝票番号が記録されていれば検索できますが、次のような負担は残ります。

・　会計システムと経費精算システムを切り替える
・　必要に応じて別のシステムへログインする
・　伝票番号や申請番号をもとに対象データを検索する
・　仕訳と証憑が正しく対応しているか確認する
・　監査や問い合わせのたびに同様の確認を行う

経費申請の件数や確認対象が多い場合、この作業が経理担当者の負担になります。

仕訳伝票と証憑データをあわせて会計システムへ連携できれば、会計システム上で伝票を確認しながら、根拠となる領収書や請求書も確認しやすくなります。

仕訳データと証憑データをまとめて連携するメリット

経費精算システムから会計システムへ、仕訳データと証憑データをまとめて連携することで、次のような効果が期待できます。

１．仕訳伝票から証憑を確認しやすくなる

会計システムに登録された仕訳伝票と、その根拠となる領収書や請求書を関連付けて確認できれば、別のシステムで証憑を探す作業を減らせます。

日常的な経理確認だけでなく、後から取引内容を確認する場合にも、必要な情報へアクセスしやすくなります。

２．確認対象を探す手間を減らせる

証憑が別システムで管理されている場合、伝票番号や申請番号を控え、経費精算システムで検索する必要があります。

仕訳と証憑が関連付けられていれば、確認対象を探すための画面移動や検索作業を抑えられます。

３．仕訳と証憑の対応関係を把握しやすくなる

仕訳データだけを会計システムへ連携する運用では、証憑との対応関係が分かりにくくなる場合があります。

仕訳と証憑をまとめて連携することで、どの領収書や請求書をもとに仕訳が作成されたのか確認しやすくなります。

４．監査などで証憑を確認する場合にも利用しやすい

仕訳伝票と証憑を会計システム上で確認できれば、会計監査や税務調査などで取引の根拠を確認する際にも、必要な証憑を探しやすくなります。

ただし、監査・税務調査時の具体的な運用や、電子帳簿保存法上の保存要件については、契約する製品やオプション、運用方法に応じた確認が必要です。

マスタを個別に管理することによる負担

経費精算システムと会計システムを連携する場合は、仕訳と証憑だけでなく、取引先、部門、プロジェクトなどのマスタ情報も重要です。

両方のシステムでマスタを個別に管理していると、追加や変更が発生するたびに、それぞれのシステムを更新する必要があります。

更新漏れや入力内容の違いがある場合、次のような問題につながる可能性があります。

・　経費精算システムで選択した取引先が会計システムに存在しない
・　部門コードやプロジェクトコードが一致しない
・　仕訳データを取り込む際にエラーが発生する
・　正しい取引先や部門へ手動で修正する必要がある
・　どちらのシステムの情報が正しいのか確認が必要になる

このため、経費精算システムと会計システムを連携する際は、仕訳データの受け渡しだけでなく、マスタ情報をどのシステムで管理し、どのように同期するかも決めておく必要があります。

経費精算システムと会計システムの連携で確認したいポイント

経費精算システムを新たに導入する場合や、現在の連携方法を見直す場合は、単に「会計システムと連携できるか」だけで判断しないことが重要です。例えば、次のような点を確認しましょう。

１．仕訳データをどのように連携するか

仕訳データの連携方法には、CSVファイルなどを手動で出力・取込みする方法と、APIなどを利用してシステム間で連携する方法があります。

連携方法によって、経理担当者が行う操作や、エラー発生時の確認方法が異なります。API連携の場合も、連携するタイミングや、画面操作が必要となる範囲を確認しておくことが重要です。

２．証憑データも連携できるか

領収書や請求書などの証憑データを会計システムへ連携できるか確認します。

あわせて、会計システム上で仕訳伝票と証憑がどのように関連付けられ、どの画面から確認できるかを見ることも重要です。

３．必要な仕訳項目を連携できるか

日付、勘定科目、補助科目、部門、取引先、プロジェクト、税区分、金額など、自社の仕訳処理に必要な項目を連携できるか確認します。

また、経費精算システム側の値を、会計システムが受け入れられる形式へ変換できるかも確認したいポイントです。

４．マスタ情報を連携できるか

取引先、部門、プロジェクトなど、どのマスタを連携できるか確認します。

連携可能なマスタは利用する会計システムや製品によって異なる場合があるため、自社が使用している製品を前提に確認する必要があります。

５．エラーが発生した場合の対応方法

自動連携であっても、設定の不一致やマスタ不足などによってエラーが発生する可能性があります。

エラーの確認方法、再連携の方法、修正担当者などを事前に整理しておくと、運用開始後の対応がしやすくなります。

BIZUTTO経費と勘定奉行クラウドの連携

BIZUTTO経費は、勘定奉行クラウドとのAPI連携に対応しています。

BIZUTTO経費で申請・承認が完了した経費や振込みの仕訳データを勘定奉行クラウドへ連携することで、仕訳の手入力やデータ取込み作業を削減できます。

また、仕訳データとあわせて、申請に添付された領収書や請求書などの証憑データも連携できます。これにより、勘定奉行クラウド上で仕訳伝票に関連する証憑を確認しやすくなり、経費精算システムへ移動して証憑を探す作業を抑えられます。

さらに、勘定奉行クラウドに登録されているマスタ情報をBIZUTTO経費へ取り込むことで、両システムで使用する情報の整合性を保ちやすくなります。

ただし、部門データやプロジェクトデータなどの連携範囲は、利用する勘定奉行クラウドの製品によって異なります。自社が利用している製品を前提に、対象となる仕訳・証憑・マスタの範囲を確認することが重要です。

仕訳データだけでなく、証憑確認やマスタ管理を含めて経理業務を見直したい場合は、BIZUTTO経費と勘定奉行クラウドの連携をご検討ください。

▼参考：勘定奉行とのAPI連携について

ALSI　クラウド型経費精算サービス「BIZUTTO経費」が「勘定奉行クラウド」とAPI連携を開始 | プレスリリース・お知らせ | ALSI（アルシー）

まとめ

経費精算システムから会計システムへ仕訳データを連携できても、証憑が別の場所に保存されていたり、マスタを両方のシステムで個別に更新していたりすると、経理担当者の作業は残ります。

経費精算から会計処理までを効率化するためには、仕訳データを自動連携できるかだけではなく、証憑データやマスタ情報も含めて連携できるかを確認することが重要です。

BIZUTTO経費は、勘定奉行クラウドとのAPI連携により、仕訳データだけでなく証憑データやマスタ情報も連携できます。

会計システムへの手入力やデータ取込みだけでなく、仕訳と証憑の確認、マスタ更新を含めた経理業務の見直しを検討している場合は、BIZUTTO経費の資料ダウンロードまたはお問い合わせをご利用ください。