電子帳簿保存法とは

正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といって、国税関係帳簿書類の電子データでの保存を認める法律を指します。
紙で保存し管理することは手間やコストがかかり非効率なので、文書保存の負担軽減のために電子帳簿保存法が作成され、後から業務効率化のための内容が加えられました。
電子帳簿保存法は、年々改正と緩和が行われています。
国税庁は電子データの改ざんを防ぎ適切な税を徴収するため、いくつかの要件を守ることによって電帳法に対応した運用を認めています。

電子帳簿保存法の改正と緩和

1998年に電子帳簿保存法が施行されてから、2005年の改正で、スキャンによる電子保存制度が導入され、
2015年には、金額、電子署名などの要件が撤廃され、適正事務処理要件が追加となり、
2016年には、スマホ・デジカメで撮影した画像も認められるようになり、
2019年にはスキャナ保存期間が緩和され、
2020年には、発行者がタイムスタンプを付与していれば受領者によるタイムスタンプの付与は不要、データによってはスキャン作業が不要になるなど
ドンドン電子化・業務効率化に向け改正と緩和が進んでいます。

電子帳簿保存法に対応した経費精算運用について

電子帳簿保存法に対応すると経費精算運用がどのように変わるのか説明します。

①まず初めに従業員が領収書を受け取ります。

★電帳法に対応するには　このとき複合機やスマートフォンのカメラを使用して領収書をスキャンしたり写真を撮ったりしてデータとして保存しますが、そのデータには「タイムスタンプ（ある特定の時刻にその電子データが存在していたことと、それ以降データが改ざんされていないことを証明する技術のこと）」が決められた期間内に付与されるような仕組みにしておく必要があります。つまり、電子帳簿保存法では、「タイムスタンプ」が管理できるシステムが必要になるのです。

②保存した領収書のデータを用いて経費精算申請を行い、領収書の原本を送付します。

★電帳法に対応するには　承認者は申請に係る領収書の原本に改ざんがないか、データと差異がないか比較・確認します。

③紙の領収書・請求書などの原本を保管します。

★電帳法に対応するには　申請に係る領収書の原本は、次の定期検査（１年以内の間隔で行います）まで保存します。　このとき、申請に対応するデータはどれなのか、相互に紐づけて確認できる仕組みにしておく必要があります。（「相互に紐づけて確認できる」という要件は、2022年の改正で撤廃され「簡単な検索が行えること」として緩和される見込みとなっています。）

④原本を破棄します。

★電帳法に対応すると...定期検査が終わったらすぐに、最長１年の保存が終わり紙の原本を破棄することができます。

電子帳簿保存法のメリットについて

ペーパーレスによるコスト削減ペーパーレスによるコスト削減

１．紙での申請・承認を廃止⇒業務効率化による⼈件費・労⼒の削減

２．紙を廃棄可能⇒保存スペースの削減

紙をデータ化することによるリスクの回避

３．紙をデータ化し申請情報に添付⇒場所を選ばず、有事にも対応可能に

４．紙をデータ化し劣化・破損を防止⇒品質の維持

データ化した領収書で申請・承認フローに⇒いつでもどこでも処理でき生産性が向上

５．決済までの時間が短縮

６．該当書類の検索が簡単になり、監査時の対応もスムーズに

電子帳簿保存法に対応した経費精算サービス

製品詳細

BIZUTTO経費　https://portal-keihi.bizutto.com/

ECOAS旅費・経費　https://www.alsi.co.jp/industry/ecoas-expense-ele/