電子帳簿保存法対応

ECOASシリーズ 経費・旅費精算 電子帳簿保存法対応

ECOASシリーズ

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電子帳簿保存法対応で
紙の領収書管理をゼロに

「ECOAS経費・旅費精算 電子帳簿保存法対応ソリューション」は、ECOAS経費・旅費精算システムをベースに、2016年の電子帳簿保存法の改正に対応したソリューションです。
電子帳簿保存法に必要な3つの要件に対応します。

  1. スキャナ保存要件の「真実性の確保」受領した紙の領収書や請求書を解像度、諧調などを法要件を満たした形式で電子化のうえタイムスタンプを付与。
  2. 内部統制を担保するための相互けん制 電子化された領収書や請求書に受領日・金額・利用内容などの詳細情報を設定し、承認ワークフローでの確認を経る。
  3. スキャナ保存要件の「可視性の確保」 文書管理システムに登録し、取引先、日付、金額等必要な検索条件での検索機能を実現。紙の管理コストを削減すると共に経理部門の業務効率化を強力にバックアップします。

概要

ALSI電⼦帳簿保存法対応ソリューションはECOAS経費・旅費精算をベースに電⼦帳簿保存法改正によるスキャナ保存要件の緩和に併せ、⽂書管理システム、タイムスタンプサービス機能を連携させたソリューションです。

入力期間の制限 領収書の受領の翌日から入力までの期間をチェックすることが可能です。
画像解像度 法要件を満たしていない画像は登録できないように制御することが可能です。
タイムスタンプ付与 法要件を満たした画像の場合にタイムスタンプを付与することが可能です。
バージョン管理 訂正または削除を行った画像を履歴管理し保存することが可能です。
入力者情報の確認 ワークフローから処理者(入力者)及び承認者を確認することが可能です。
適正事務処理要件 intra-martによる柔軟なワークフロー設定により法要件を満たした運用が可能です。

ECOAS経費・旅費精算の導入の経験・ノウハウから、お客様の環境に合わせた最適な、電子帳簿保存法対応ソリューションをご提案致します。

文書管理システムとの連携により、煩雑であった領収書の管理を電子化し、お客様業務効率を強力にバックアップ致します。

電子帳簿保存法とは

正式名称を「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」と言い、国税関係書類を電子データとして保存することを認めた法律。略して電帳法とも言います。 電子帳簿等保存制度には、「電子データ保存」、「スキャナ保存」、「電子取引」の3つの種類があります。 「電子データ保存」は、電子帳簿保存法第4条第1項及び第2項、「スキャナ保存」は電子帳簿保存法第4条第3項、「電子取引」は電子帳簿保存法第10条の規定がベースとなっています。

国税関係帳簿とは

仕訳帳、総勘定元帳、その他帳簿(売上台帳、仕入台帳、現金出納帳、固定資産台帳、売掛金台帳、買掛金台帳)のことです。

国税関係書類とは

決算関係書類(貸借対照表、損益計算書、棚卸表)と、取引書類(見積書、注文書、納品書、検収書、請求書、領収書)のこと。 このほか、「国税関係帳簿」と呼ばれるものがあり、仕訳帳、総勘定元帳、その他帳簿(売上台帳、仕入台帳、現金出納帳、固定資産台帳、売掛金台帳、買掛金台帳)を指す。国税関係帳簿」と「国税関係書類」を合わせて「国税関係帳簿書類」と呼びます。

「電子データ保存」とは

電子化した帳簿書類の保存を指す。帳簿(仕訳帳等)や書類(決算関係書類等)のうち、自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成した書類については電磁的記録による保存が可能。税務署長の承認が必要です。

「スキャナ保存」とは

決算関係書類以外の国税関係書類(取引相手から受領した領収書、請求書等)を、紙でなく、スキャンした電磁的記録で保存が可能。紙で受け取った領収書や請求書をスキャンしたPDFやスマホで撮影した画像データで保存できる。税務署長の承認が必要です。真実性の確保と可視性の確保をする必要があります。

「電子取引」とは

取引情報とは、取引に際して受領または送付する注文書、契約書、領収書や請求書などの情報のこと。 EDI取引、 Webサイト等からダウンロードしたCSVやPDFの領収書、タブレットで行う保険契約等、メールで送受信する取引情報の本文と添付ファイル、FAXで送受信する取引情報(紙に出力しないもの)、クラウド上で取引情報を共有する電子契約サービスが該当します。真実性の確保と可視性の確保をする必要があります。

「電子データ保存」が認められないもの

取引先から受け取った請求書、手書きで作成した国税関係帳簿、手書きで作成した請求書の写し。「電子データ保存」として認められません。

「スキャナ保存」が認められないもの

国税関係帳簿は「スキャナ保存」の対象になりません。また、国税関係書類のうち「決算関係書類」も「スキャナ保存」として認められません。

真実性の確保とは

データを適切な手段および手順で登録し、他データとの関連性づけをすることにより、該当データが改ざんされないことを求めるもの。 要件として、データの訂正や削除の履歴を残すこと、関係する帳簿や書類を関連づけて互いを確認できること、タイムスタンプが付与されていること、基準以上のスキャナーのスペックなどを満たすこと、利用システムの仕様書・操作説明書、事務処理マニュアル等を備え付けていること、などが求められる。 ※スキャナ保存電子取引それぞれで真実性の確保のための要件がある。

可視性の確保とは

保存されたデータを適切な形で出力することを求めるもの。 データを整然とした形式で明瞭に確認する事ができるシステムや機器(ディスプレイ・プリンタ)と、範囲検索や複合検索ができるシステムを求めている。 ※スキャナ保存電子取引それぞれで可視性の確保のための要件がある。

解像度とは

1インチ(2.54cm)の中にどれだけドット(ピクセル)があるかの密度を表す。単位はdpi(dot per inch / ドット・パー・インチ)もしくはppi(pixel per inch / ピクセル・パー・インチ)。密度が小さいと粗く、大きいと滑らかに表現される。 単位の前の数字は正方形の面積ではなく、一辺の1インチあたりのピクセル数で表す。たとえば、10dpiなら横10ピクセル×縦10ピクセルで合計100ピクセルとなり、350dpiなら横350ピクセル×縦350ピクセルで合計122,500ピクセルとなる。

諧調とは

コンピュータが画像を扱う際に、色の濃さや明るさを何段階で表現することができるかを表す数。この数が大きいほど細かな色や明るさの違いを表現できるが、画素あたりのデータ量は増大する。 カラー画像の場合は色を複数の原色に分解し、各色の階調の組み合わせで表現できる色の数が決まる。一般的には色をR(Red:赤)・G(Green:緑)、B(Blue:青)の3色に分解し、それぞれを同じ階調で表現することが多い。この各色について256段階(8ビット)の階調を扱うことができる方式を「24ビットカラー」あるいは「フルカラー」あるいは「トゥルーカラー」と呼び、1677万7216色を表現することができる。

タイムスタンプとは

ある時刻にその電子データが存在していたことと、それ以降改ざんされていないことを証明する技術。タイムスタンプに記載されている情報とオリジナルの電子データから得られる情報を比較することで、タイムスタンプの付された時刻から改ざんされていないことを確実かつ簡単に確認することができる。

内部統制とは

企業の事業目的や経営目標に対し、それを達成するために必要なルール、仕組みを整備し、適切に運用すること。

相互けん制とは

内部統制システムのひとつ。 組織内部における不祥事を防止するためのシステム。 特定の従業員への権限の集中や、広範な裁量の付与を避けることが目的。 相互牽制システムによって、内部者による情報の持ち出し、あるいは権限を越えた個人データへの不正アクセスなどの事故を未然に防ぐ。

文書管理システムとは

組織内にあるドキュメントをまとめて管理するためのシステム。電子帳簿保存法の法要件としての「真実性の確保」「可視性の確保」を満たすための確実で効率的なしくみとして、電子帳簿保存法対応システム導入時には文書管理システムが必須となっています。

スキャナ保存の法要件

要件 内容
真実性の確保 入力期間の制限 国税関係書類受領後、「1週間以内(早期記入方式)」もしくは「業務処理の通常期間(1か月以内)+1週間以内(業務処理サイクル方式)」のいずれかを選択
受領者本人が入力を行う場合は、3日以内に実施する
一定水準以上の解像度及びカラー画像での読取り 解像度が200dpi以上(もしくは3.88メガピクセル)であること
RGB階調が256階調(24ビットカラー)以上であること(一般書類は、グレースケール可)
タイムスタンプ 1つの画像ファイルに対して、1つのタイムスタンプを付与
国税関係書類受領者本人が電子化を行う場合は、受領後、署名の上、3日以内にタイムスタンプを付すこと
読取情報の保存 読み取った際の解像度、階調及び当該国税関係書類の大きさに関する情報を保存すること
国税関係書類受領者本人が電子化を行う場合で、かつA4サイズ以下の場合は、大きさ情報の保存は不要
バージョン管理 国税関係書類に係わる電磁的記録の訂正・削除を行った場合は、これら事実を確認できるようにすること
入力者等情報の確認 国税関係書類に関わる記録事項の入力を行う者、またはその者を直接監督する者の情報を確認できること
適正事務処理要件 適正事務処理要件の事項を含んだ社内規程を定め、この規程に基づき各事務処理を行うこと(重要書類の場合)
可視性の確保 帳簿との相互関連性の確保 国税関係書類に係わる電磁的記録と、当該国税関係書類に関連する国税関係帳簿の記録事項との関連性を確認できること
見読可能装置の備付 要件を満たしたカラーディスプレイ・プリンター・その操作説明書を備え付けること
規程に基づいた状態で、速やかに出力できるようにすること
システム関連書類の備付 システム概要等を記載した書類、操作説明書、事務手続きを明らかにした書類を備え付けること
検索機能の確保 電磁的記録について、以下のような検索ができるようにすること

(イ)取引年月日、勘定科目、取引金額その他のその帳簿の種類に応じた主要な記録項目を検索条件として設定できること
(ロ)日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること
(ハ)二つ以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること

電子取引の法要件

要件 内容

真実性の確保

タイムスタンプの付与+保存者・監督者の情報管理
事務処理規定
発行者側でのタイムスタンプの付与(R2年改正により変更)
自由に改変できないシステムの利用(R2年改正により追加)
可視性の確保 見読性の確保、見読可能装置
整然・明瞭出力
システム関係書類の備付け
検索機能の確保