経費精算システムを選ぶ目的は何でしょうか？

• 経営者視点：コストを抑えたい
• 経理視点：経理の手間を最小限にしたい
• 従業員視点：わかりやすく使いやすいシステムが良い
• システム管理者視点：運用の手間を最小限にしたい
• その他...

コストを抑えたいなら、経費精算にかかるコストをどの程度削減する必要があるのか、明確化する必要があります。
また、運用の手間を最小限にしたいなら、どの経費精算システムにするか検討する前に、現状、経費精算にどの程度の工数がかかっているのか社内の状況を確認する必要があります。
例えば、経理部門の負担が大きく、月末・月初や期末に長時間残業が当たり前の状況となっているのでしたら、経理部門の負担を減らすことを目的にする必要があります。
経費精算システム導入後、システム管理に割く工数もきちんと確認する必要があります。
会社の規模が小さい場合は、専従のシステム管理者を置くことが難しく管理に工数もかけられない可能性があります。
会社の規模が小さいほど、システム管理に大きな工数がかからないように可能な限り導入後の管理が楽な経費精算システムを選択することが重要なポイントです。

そして、経費精算システム選びで確認しておきたい機能について説明します。

①社内規定（日当や手当）を申請情報に反映できる

出張や外出の際に支給される食費や宿泊費のための日当について、自分の会社の規定がどうなっているかすぐに答えられるでしょうか？
従業員の階級や外出の時間帯など複数の条件から支給額が決まるような場合、完璧に把握している従業員はより少なく、申請のたびに調べることになってしまいます。
経費精算システムの中には、ユーザーの登録情報に合わせて社内規定を反映し、日当を自動計算してくれる機能を持ったシステムがあります。
こういったシステムを使えば、従業員は選択肢から実際に外出した時間帯等に基づいて必要な日当を選ぶだけ。自分で調べる手間がなくなって入力ミスが減り、
申請をチェックする作業の確認項目も減らすことができます。
通勤手当を支給している会社の場合、実際に必要になった交通費だけを無駄なく精算したいところですが、ひとつひとつ申請を確認するのは大変です。
そんな会社のために、各従業員の通勤定期券の経路を登録して自動的に定期区間の運賃を控除するように設定できる経費精算システムもあります。

②自分の会社に合った申請フローを設定できる

現行の経費精算の業務フローを整理してみると、意外と多様な要件が出てきたりするものです。
例えば営業拠点によって別々のルートで経費精算の申請・承認を行っている場合、経費精算システムの導入を機に申請・承認フローを整備し直すのもよいですが、
システムに合わせて無理に整理したフローを利用するとかえって業務効率が悪くなってしまったり、
運用で対応することにしてしまっては経理担当者が確認する業務の負担が増えてしまう可能性があります。なるべく「うちのフローではこう使いたい！」という要件を明らかにして、会社に合ったフローが設定できるシステムを選ぶようにしましょう。

③働き方の多様化に対応できる

近年テレワークや在宅勤務が日常的に行われていますが、こうした働き方の多様化に対応できるかという点も経費精算システムを選ぶ上で重要なポイントです。
例えば領収書をスキャンしイメージデータを添付して申請を行う必要がある場合、スキャナーが家にない従業員は結局出社することになってしまいます。
スマートフォンのカメラを使って領収書を撮影し、撮影した領収書データを利用できる、といった経費精算システムであればこうした働き方の多様化に対応することができます。
また、外出や出張が多い従業員にとっては、出先の空き時間に経費精算処理が行えることで、交通費精算の漏れを防ぎ、月末に慌てて申請するということもなくなります。
結果として、業務効率化を図ることができます。

④会社の規模に合わせた（ライセンス）契約ができる

経費精算システムは契約形態がユーザー数に応じた支払になる場合がほとんど。
最小の契約が「月額＊＊円　ユーザー数50名～」となっていた場合、社員が20名の会社と50名の会社はどちらも同じ金額を払うことになります。
ユーザー数が少ない会社ほど、細かい金額設定がされている経費精算システムを選んでコストを抑えましょう。

⑤導入後も安心して簡単に使い続けられる

いざ導入して使い始めてみたら、思った以上に手間がかかって大変。業務の効率化につながらない！
そうなってしまっては経費精算システムを導入する意味がありません。
自社にサーバーを設置するようなシステムやPCにソフトをインストールして使うシステムは、保守・管理は誰が行うのか決める必要があります。
また、契約後の設定フォローやサポートサービスの有無も検討のポイントになります。

経費精算システム選びに迷ったら

経費精算システムを比較していると機能・価格・使い勝手などで迷う場合があります。
こんな時に改めて考える必要があるのは経費精算システムを比較していると機能・価格・使い勝手などで迷う場合があります。
こんな時に改めて考える必要があるのは誰の業務効率化かという点です。

経費精算システムは一般社員・経理部門・情報システム部門の三者それぞれの業務を効率化することが可能なツールです。
万が一たくさんの要件の中からどれかを諦めなければならない場合は、全体最適の視点でもっとも負担を減らしたいのは誰の業務か、つまり、費用対効果が高いのはどの要件かという観点で考えて結論を出すことも一つの方法です。
十分検討した上で本当にこれで良いのか不安を感じるという方には、トライアル利用をおすすめします。
実際に自社で必要な要件を満たしているのか・課題を解決できそうかということだけでなく、導入の工数や操作感も確かめることができます。
ただし、手軽に始められるものが多いのでとりあえず使ってみようとすると、幅広い経費精算システムを試すことになって逆に手間がかかってしまいますので注意が必要です。

細かく要件を洗い出しいくつかに絞った経費精算システムに無料トライアルが用意されている場合は、導入前に実施しておくと、失敗しない経費精算システム選びをより確度の高いものにできます。

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