経費精算とは

事業に関する活動の中で発生し、従業員が立て替えて支払った経費を精算して払い戻すことを指します。
例えば　・営業部の従業員が支払った会食費　・人材育成のために参加した研修費　・契約書を送付するために買った切手の通信費などが経費にあたります。
経費の計上額によって納めるべき税金の額が変わるので、経費精算は企業にとって大事な業務のひとつです。

経費精算の種類

経費精算にはいくつかの種類があり、一般社員に身近なものだと以下のような３種類の経費精算があります。

経費精算
出張精算
仮払精算

次に経費精算の流れについてですが、おおまかには従業員が行う処理と経理担当者が行う処理の２段階に分かれています。

１．従業員が費用を立て替えて支払う　　立て替えた支払いについての申請を行う
２．経理が申請を確認し記録する　　従業員に支払いを行う

出張精算を例にすると、

１．従業員が出張中必要になった交通費や宿泊費を自分で立て替えて支払い、　領収書をもらっておきます。　
　　出張から帰ってきたら、所定の経費精算書（Excelや紙）に詳細な内容を記入し　領収書と共に提出します。
　　※ここで申請者の上長の承認を必要とする運用方法を採用しているケースが一般的です。

２．経費精算書を受け取った経理担当者は、内容・領収書の確認と記録を行い、従業員に立て替えた分の金額を精算＝支給します。
　　一般の従業員が関わる部分は精算を受けとる段階までですが、この後、経理担当者は申請に係る情報の整理とその管理
　　税務署への提出などの処理を行っています。

経費精算システムのメリットと効果

経費精算システムとは、経費精算の処理を効率的に行うためのシステムを指します。
一般的な経費精算システムでは、大きく分けて以下の３つの処理を行うことができます。

１．申請：従業員は、立て替えた経費についてフォームに入力し、必要に応じて領収書や請求書を添付して申請する

２．承認：承認者は、申請内容を確認して承認や差戻しを行う

３．精算：経理担当者は、申請内容と領収書や請求書の内容が合致していることを確認し、経費精算処理を行う仕訳や
　　実際の支払処理のためのデータを作成する

経費精算システムを導入すると以下のメリットがあります。

①従業員が申請に迷わない

経費精算には勘定科目が付き物ですが、勘定科目に馴染みがない一般社員は申請したい内容について調べたり問い合わせたりすることに時間がかかってしまいます。
経費精算システムを使えば、勘定科目や日当、ガソリン代のような単価と距離から決められる交通費について分かりやすい選択肢を用意することや運賃自動計算機能で出発駅・到着駅から表示された経路を選ぶだけで、正確な運賃を入力することができます。
そのため、従業員は選択するだけで経費精算を進めることができます。
一度行った申請の内容はシステムに残り、似たような申請を再度行う際に簡単に過去の申請を流用することができるので、再度調べたり、入力したりする手間を省くことにも繋がります。
申請書が作成できたらそれを上長や経理にまわすことが一般的な経費精算のフローですが、経費精算システムでは、各種申請の承認ルートを業務規程に従って設定できるので、申請先について迷うことがなくなるだけでなく、コンプライアンス強化にも繋がります。

②申請の不備のチェック・差戻しの手間が省ける

入力漏れや間違い入力などは、ある程度経費精算システム側で事前にチェックをしますので、承認者側での指摘が減ります。また、もし不備があっても理由を記載して差し戻しをすれば、すぐに申請者にメールで連絡され、再度申請し直してもらうことができます。通勤手当を支給している会社にとっては、通勤定期区間を利用した交通費の申請をすべてチェックするのはなかなか大変です。経費精算システムに従業員の通勤定期区間を登録すれば、自動的に定期区間の運賃を控除した交通費を計算できるため、無駄な出費を抑えられます。

③申請・承認状況が見える化される

申請・承認のやりとりがメールや紙で行われている場合、最終承認が下り経理にまわされるまで申請内容が、経理からは見えない状態で進められることになります。一方、経費精算システムを使っている場合、申請が行われた直後から申請内容が見える化され、月末に承認処理が止まっている申請がないか、二重に行われてしまっている申請がないか等、チェックすることができます。また、自動で作成される仕訳情報や支払情報を出力して会計システムやファームバンキングと連携させることができるので、経理担当者にとっては経費精算の次の処理も楽に行えるようになります。