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交通費精算の"こんなときどうする?"を解説!

交通費精算とは?旅費交通費との違い

交通費は経費精算のなかでも最もよく使われる経費で、交通費精算は「従業員が事業活動において立て替えた、移動にかかったお金を精算すること」です。
たとえば、会社に通勤するための移動や、営業活動として取引先などへ行くための移動費などが交通費に該当し、勘定科目は「交通費」もしくは「旅費交通費」となります。
休日や業務時間外での私的な移動は、交通費精算の対象ではありません。
他に「旅費交通費」という言葉も耳にすることがあるかと思いますが、「交通費」は「旅費交通費」と何が違うのでしょうか。
「旅費交通費」とは、勘定科目のひとつで「旅費+交通費」のことを指します。会社により違いはありますが、主に出張で使われた宿泊費や出張手当などの「旅費」と「交通費」を合わせて旅費交通費とされています。

一方「交通費」は、自宅から会社までの通勤費用や比較的近くのお客様先へ訪問する際の近距離の移動にかかった費用のことを言います。近距離の範囲は一般的に在来線で日帰りできる距離を指すことが多く、車を使って移動した場合のガソリン・駐車場代も「交通費」に含まれます。

交通費精算の課題

交通費精算は各社様々なルールを設けていますが、交通手段によって

例えば、
 ・電車・バス ...乗り換え案内ツールを使って確認、申請書に転記
 ・ガソリン... 会社の規定に改定がないか頻繁に確認し、利用した距離を確認して計算
 ・特殊な交通費... 会社の規定から金額を確認

めんどうな確認や計算に時間がかかると思うと、交通費精算を後回しにしてしまいがちです。
経理担当の方には「精算締日に申請が殺到して確認作業に追われてしまう...」という定番のお悩みもあるのではないでしょうか。

また、交通費は実績の把握が難しいため実費での支給を諦めている会社も少なくありません。
従業員全員が社内規定を把握して規定に沿って正しく精算するのは難しく、また経理担当者の個々の申請に対する確認作業の負荷も大きくなっています。

交通費精算の運用事例

ここからは企業では交通手段別にどのようなルールを作って精算しているのか、という例を紹介します。

①電車やバス代

実際に使用したルートの通りに運賃を精算します。

ただしメインの交通手段が電車で、しかも頻繁に外出する機会がある場合は、精算が漏れてしまわないよう注意が必要です。また、交通系ICカードを利用した場合と切符を購入した場合で運賃が異なる場合や、通勤手当として支給されている通勤定期券の区間は交通費精算として支給されないこともありますので、会社規定に沿って精算することが重要です。

②飛行機や新幹線・特急料金やタクシー代

利用する航空会社や鉄道会社の便や時間帯、距離などによって運賃が異なるため注意が必要です。
会社の規定で、これらの基準からどんな乗り方にいくら支給をするのか、指定しておくことが一般的で、領収書など実際にかかった金額が確認できる証明を取っておき、精算します。

複数のオフィス・営業所を構える会社の中には、拠点間の移動に一律の交通費を支給する決まりを設けている会社もあります。

例えば、東京本社と大阪支社間は移動手段に何を使ったとしても、どんな客席クラスを利用しても一律15,000円とする、といった決まりです。
こうして決めておくと、従業員が行う申請も経理担当者が行う経費精算の確認の手間も省くことができます。

③車・バイク(ガソリン代)

従業員が頻繁に社有車を利用する場合、会社で契約した法人カードを使ってまとめてガソリン代を精算できる会社もあります。
法人カードは出先で有料駐車場を使用する必要がある際に駐車料金の支払いにも利用できるので便利です。

個人所有の車を使った場合には、会社の規定に従って、ガソリン代を請求します。
ガソリン代は物価変動の影響を受けやすいため、規定が頻繁に見直されている場合があります。
そのため、ガソリン代を含む交通費精算の際には必ず規定を確認し、適切なガソリン代で精算するようにしましょう。

車両の大きさごとに1㎞や1ℓあたりの単価を決めて、走行距離に応じて計算・支給する会社もあります。

例えば「1kmあたり15円」と単価を決められた車両を使って70km移動した場合、15×70=1,050円が支給されます。

ガソリン代を精算する場合には、会社の規定を確認し、社有車か自家用車か、どれくらいの大きさの車両かなど、どのような車両でどれぐらいの距離を使用したのかを明記して精算することになります。

④自転車

基本的に支給しないという会社が多く見受けられます。
自転車を利用する上で必要になる駐輪代に関しては、旅費交通費または地代家賃として精算することができるように決めるやり方もあります。

複雑な交通費精算に惑わされないために

以上の運用例を見てきたように、交通費精算は申請する従業員にとっても、申請を確認する経理担当者にとっても運用が難しく、めんどうな作業です。

そこで、"交通費精算のめんどう"を解決してくれるのが経費精算システムです。

経費精算システムを導入することで得られるメリットを3つ紹介します。

その1. システム内でスムーズな精算が可能!

電車で利用した経路を経費精算システム内で直接検索することができるので、従業員が別サイトで調べてシステムに記載する・・・という手間を省くことができ、スムーズな精算の準備が可能です。
もちろん、経理担当者は経費精算システム内で検索した情報であれば運賃を再度確認しなおす必要はありません。
また、経費精算システムを使えばあらかじめ登録しておいた通勤定期区間の運賃を交通費精算の際に自動控除が可能なため、二重で支給することを防ぐことができ、適切な精算につながります。


その2. 申請内容の入力工数削減が可能!

経費精算システムには、よく利用する電車・バスの経路をテンプレートとして提供する機能があり、 経路検索を簡略化することができます。
外出が多い営業職などの方は、交通費精算が発生するたびにサッと入力・一時保存して毎月の締め日前にまとめて精算、という運用をすることで、申請漏れのリスクも減らすことができ、適切な精算が実現できます。


その3. 会社の規定をシステム登録することで精算の手間を省略!

経費精算システムを使えば、ガソリン代のような会社の規定によって決まる交通費についてもあらかじめ規定をシステム登録しておくことができるので、申請が楽になります。
交通費精算をする際、走行距離を入力すると、精算すべき金額がいくらになるのか、システム上で自動計算、表示してくれます。

ここまで3つのメリットをご紹介したように、さまざまな方法で交通費精算が可能な経費精算システムを導入することで解決できる課題がたくさんあります。

まとめ

交通費精算の"こんなときどうする?"は経費精算システムを導入することで解決できます!


経費精算システムを導入すると...

・従業員はスムーズな交通費精算が可能!
・経理担当者は確認時間の工数削減が可能!
・経営者は適切な支給が実現可能!



ALSIの経費精算サービス

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製品詳細

BIZUTTO経費 https://portal-keihi.bizutto.com/

ECOAS旅費・経費 https://www.alsi.co.jp/industry/ecoas-expense-ele/

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