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電子帳簿保存法で使われる用語解説!~基本編~

国税関係帳簿書類

国税に係る法律で保存が義務付けられた書類のことで、国税関係帳簿国税関係書類の2つの種類があります。

◆国税関係帳簿
 国税関係帳簿には、仕訳帳、総勘定元帳、売上台帳、仕入台帳、現金出納帳、固定資産台帳、売掛金台帳、買掛金台帳などがあります。

◆国税関係書類
 国税関係書類には、 決算関係書類と取引書類があります。貸借対照表、損益計算書および棚卸表などが決算関係書類、見積書、注文書、納品書、検収書、請求書または領収書が取引書類です。

電子帳簿保存法

国税関係書類を電子データとして保存することを認めた法律です。正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」 ですが、略して「電帳法」ともいいます 。 電子帳簿等保存制度 には、「電子データ保存」、「スキャナ保存」、「電子取引」の3つの種類があります。「電子データ保存」は、電子帳簿保存法第4条第1項及び第2項、「スキャナ保存」は電子帳簿保存法第4条第3項、「電子取引」は電子帳簿保存法第10条の規定がベースとなっています。

◆電子データ保存
 電子化した帳簿書類の保存を指します。国税関係帳簿や国税関係書類のうち、自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成した書類については電磁的記録による保存が可能です。制度の利用にあたっては税務署長の事前承認が必要です。

◆スキャナ保存
 紙で受け取った領収書や請求書をスキャンしてPDFとして保存したり、スマホで撮影して画像データとして保存したりできます。決算関係書類以外の国税関係書類が対象です。現在、制度利用には税務署長の事前承認が必要ですが、2022年1月から事前承認制度が廃止され、事業者の負担が軽くなります。

◆電子取引
 取引に際して受領または送付する注文書、契約書、領収書や請求書などの情報のことを指します。 EDI取引 、 Webサイト等からダウンロードしたCSVやPDFの領収書、タブレットで使う保険契約等、メールで送受信する取引情報の本文と添付ファイル、FAXで送受信する取引情報(紙に出力しないもの)、クラウド上で取引情報を共有する電子契約サービスが該当します。真実性の確保と可視性の確保をする必要があります。

「電子データ保存」が認められないもの

取引先から受け取った請求書 、手書きで作成した国税関係帳簿、手書きで作成した請求書の写しは「電子データ保存」として認められません。

「スキャナ保存」が認められないもの

国税関係帳簿は「スキャナ保存」の対象になりません。また、国税関係書類のうち「決算関係書類」も「スキャナ保存」として認められません。

真実性の確保

データを適切な手段および手順で登録し、他データとの関連性づけをすることにより、該当データが改ざんされないことを求めるものです。要件として、次のようなことが求められます。

・データの訂正や削除の履歴を残すこと
・関係する帳簿や書類を関連づけて互いを確認できること
・タイムスタンプが付与されていること
・基準以上のスキャナのスペックなどを満たすこと
・利用システムの仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル 等を備え付けていること など

※スキャナ保存と電子取引それぞれで 真実性の確保のための要件があります。

可視性の確保

保存されたデータを適切な形で出力することが必要です 。データを整然とした形式で明瞭に確認することができるシステムや機器(ディスプレイ・プリンタ)と、範囲検索や複合検索ができるシステムを求めています。

※スキャナ保存と電子取引それぞれで可視性の確保のための要件があります。

タイムスタンプ

ある時刻にその電子データが存在していたことと、それ以降改ざんされていないことを証明する技術のことです。タイムスタンプに記載されている情報とオリジナルの電子データから得られる情報を比較することで、タイムスタンプの付された時刻から改ざんされていないことを確実かつ簡単に確認することができます。

2022年1月からは要件が緩和され、タイムスタンプの付与が不要となりますが、入力期限内に入力されていることが確認できることが求められます。

電子帳簿保存法に対応した運用を始めてペーパーレスを

ここまで、電子帳簿保存法の用語について整理してきました。
2022年1月の税制改正では、一部の要件が緩和されるなど、時流に即した運用が可能ですす。
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