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【入力期間の制限】①令和3年度改正後の電子帳簿保存法(スキャナ保存/電子取引)の要件を解説

法要件①「入力期間の制限」について

目次
1.「入力期間の制限」:該当する条文
2.「入力期間の制限」:条文をわかりやすく解説
3.「入力期間の制限」:こうやって要件を満たす!

 

1.「入力期間の制限」:該当する条文

スキャニング書類の場合、法律上は以下のように規定されています。

電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則
(令和4年1月1日施行)
第2条第6項第1号 国税関係書類に係る電磁的記録の保存をもって当該国税関係書類の保存に代えようとする保存義務者は、次に掲げる要件に従って当該電磁的記録の保存をしなければならない。※一部省略
一 次に掲げる方法のいずれかにより入力すること。
イ 当該国税関係書類に係る記録事項の入力をその作成又は受領後、速やかに行うこと。
ロ 当該国税関係書類に係る記録事項の入力をその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに行うこと(当該国税関係書類の作成又は受領から当該入力までの各事務の処理に関する規程を定めている場合に限る。)

 

また、電子取引データの場合、タイムスタンプの付与期間について法律上以下のように規定されています。

電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則
(令和4年1月1日施行)
第4条第1項 保存義務者は、電子取引を行った場合には、当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を、次に掲げる措置のいずれかを行い保存しなければならない。 ※一部省略
二 次に掲げる方法のいずれかにより、当該電磁的記録の記録事項にタイムスタンプを付すとともに、当該電磁的記録の保存を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認することができるようにしておくこと。
イ 当該電磁的記録の記録事項にタイムスタンプを付すことを当該取引情報の授受後、速やかに行うこと。
ロ 当該電磁的記録の記録事項にタイムスタンプを付すことをその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに行うこと(当該取引情報の授受から当該記録事項にタイムスタンプを付すまでの各事務の処理に関する規程を定めている場合に限る。)

 

 

2.「入力期間の制限」:条文をわかりやすく解説

国税庁から発行されている「電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】 」及び「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】 」によると、スキャニング書類の「その作成又は受領後、速やかに」は、「国税関係書類の受領等からおおむね7営業日以内」、またスキャニング書類及び電子取引データの「その業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに」は、「国税関係書類の受領等から2か月とおおむね7営業日以内」とされています。
そして、 「その業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに」が認められるのは、カッコ内の条文より国税関係書類の作成、または受領から入力までの各事務処理規程を定めている場合のみと解釈するのが妥当です。
より緩やかな要件での電帳法対応を運用するためにも、事務処理規定を作成しておいたほうがよいでしょう。
事務処理規定のサンプルは「電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】の問49 及び「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】の問24の回答として掲載されていますので参考にしてみてください。

 

3.「入力期間の制限」:こうやって要件を満たす!

実際に伝票に添付されている証憑が「2か月とおおむね7営業日」以内のものであるかどうかの担保の方法としていくつか考えられます。

①経費精算システムで入力期間をチェックする。

伝票に添付されている証憑が入力期間内のものかどうかをチェックするしくみがある経費精算システムを利用して法要件を満たしていることを担保します。
これからシステム導入を検討される場合は、このようなしくみが組み込まれているシステムが良いでしょう。
また、既にご利用中のシステムにこのようなしくみがない場合は、現在のシステムにチェック機能を追加するか、
これを機に新しいシステムを利用する、もしくは、下記2.の方法をとることになります。

 

②事務処理規定の中で運用として定義する。

前述した 「電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】の問49の回答の中にある以下の記載を参考に「2か月とおおむね7営業日」以内をクリアするような運用規定を作成するようにしてください。

【事務処理規定の例】
第x条 第xx条各号に定める書類については、書類を取得後、次の時期に入力する。
一 請求書 速やか(おおむね7営業日以内)に入力
二 納品書 毎月末までに受領したものを、翌々月7日までに入力

第xxx 条 作業担当者は、次の期日までにホチキス留めをはずし、折りたたみを広げスキャニングの準備を行う。
一 請求書 請求書受領後、5日以内
二 納品書 毎月末

 

「入力期間の制限」については、「2か月とおおむね7営業日以内」かどうかに留意して運用するのがよいでしょう。

 

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令和3年度改正後の電子帳簿保存法(スキャナ保存/電子取引)の要件を解説

次ページ:法要件②「一定水準以上の解像度による読み取り」について

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