法要件④「タイムスタンプ」について

１．「タイムスタンプ」：該当する条文

２．「タイムスタンプ」：条文をわかりやすく解説

３．「タイムスタンプ」：こうやって要件を満たす！

1.「タイムスタンプ」：該当する条文

スキャニング書類の場合、法律上は以下のように規定されています。

電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則
（令和4年1月1日施行）

第２条第６項第１号　国税関係書類に係る電磁的記録の保存をもって当該国税関係書類の保存に代えようとする保存義務者は、次に掲げる要件に従って当該電磁的記録の保存をしなければならない。※一部省略
一　次に掲げる方法のいずれかにより入力すること。
イ　当該国税関係書類に係る記録事項の入力をその作成又は受領後、速やかに行うこと。
ロ　当該国税関係書類に係る記録事項の入力をその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに行うこと。（当該国税関係書類の作成又は受領から当該入力までの各事務の処理に関する規程を定めている場合に限る。）

第２条第６項第２号　前号の入力に当たっては、次に掲げる要件（当該保存義務者が同号イ又はロに掲げる方法により当該国税関係書類に係る記録事項を入力したことを確認することができる場合にあっては、ロに掲げる要件を除く。）を満たす電子計算機処理システムを使用すること。※一部省略

ロ　当該国税関係書類の作成又は受領後、速やかに一の入力単位ごとの電磁的記録の記録事項に一般財団法人日本データ通信協会が認定する業務に係るタイムスタンプを付すこと（当該国税関係書類の作成又は受領から当該タイムスタンプを付すまでの各事務の処理に関する規程を定めている場合にあっては、その業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに当該記録事項に当該タイムスタンプを付すこと）。

（１）　当該記録事項が変更されていないことについて、当該国税関係書類の保存期間を通じ、当該業務を行う者に対して確認する方法その他の方法により確認することができること。

（２）　課税期間中の任意の期間を指定し、当該期間内に付したタイムスタンプについて、一括して検証することができること。

また、電子取引データの場合、タイムスタンプの付与期間について法律上以下のように規定されています。

電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則
（令和4年1月1日施行）

第四条　保存義務者は、電子取引を行った場合には、当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を、次に掲げる措置のいずれかを行い、保存しなければならない。
一　当該電磁的記録の記録事項にタイムスタンプが付された後、当該取引情報の授受を行うこと。
二　次に掲げる方法のいずれかにより、当該電磁的記録の記録事項にタイムスタンプを付すとともに、当該電磁的記録の保存を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認することができるようにしておくこと。
イ　当該電磁的記録の記録事項にタイムスタンプを付すことを当該取引情報の授受後、速やかに行うこと。
ロ　当該電磁的記録の記録事項にタイムスタンプを付すことをその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに行うこと（当該取引情報の授受から当該記録事項にタイムスタンプを付すまでの各事務の処理に関する規程を定めている場合に限る。）。
三　次に掲げる要件のいずれかを満たす電子計算機処理システムを使用して当該取引情報の授受及び当該電磁的記録の保存を行うこと。
イ　当該電磁的記録の記録事項について訂正又は削除を行った場合には、これらの事実及び内容を確認することができること。
ロ　当該電磁的記録の記録事項について訂正又は削除を行うことができないこと。
四　当該電磁的記録の記録事項について正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程を定め、当該規程に沿った運用を行い、当該電磁的記録の保存に併せて当該規程の備付けを行うこと。

2.「タイムスタンプ」：条文をわかりやすく解説

スキャニング書類については、施行規則第２条第６項第２号ロで入力期間内(最長で「国税関係書類の受領等から２か月とおおむね７営業日以内」)にタイムスタンプを付与することが規定されています(入力期間の解説については法要件①を参照)。
ただし、施行規則第２条第６項第２号の但書(上記青字部分)にある通り、当該国税関係書類に係る記録事項を入力期間内に入力したことが確認できる場合はタイムスタンプ付与の条件が除外されます。
国税庁から発行されている「電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】」の問30の回答として、「そのシステムに入力期間内に入力したことを確認できる時刻証明機能を備えていれば、タイムスタンプの付与要件に代えることができます。」という記載があります。
具体例として、取扱通達４－２８にもある通り、例えば、他者が提供するクラウドサーバ（同項第２号ニに掲げる電子計算機処理システムの要件を満たすものに限る。）により保存を行い、当該クラウドサーバがＮＴＰ（Network Time Protocol）サーバと同期するなどにより、その国税関係書類に係る記録事項の入力が入力期間内に行われたことが確認できるようにその保存日時の証明が客観的に担保されている場合が該当します。
自社サーバ内のシステムであっても、システムが稼働するサーバが自社システムによる時刻改ざん可能性を排除され、NTPサーバと同期し、かつスキャナデータが保存された時刻が記録され、その時刻が変更されていないことを確認できる場合は同等の状況と判断されます。

一方、電子取引データについては、施行規則第4条で、以下のいずれかを行うことが規定されています。一方、電子取引データについては、施行規則第4条で、以下のいずれかを行うことが規定されています。

①電子取引データの送信者がタイムスタンプを付与してデータのやり取りをする。
②入力期間内(最長で「国税関係書類の受領等から２か月とおおむね７営業日以内」)にタイムスタンプを付与し、保存担当者情報が確認できる。
③訂正・削除の履歴が確認できる、もしくは訂正・削除を行うことができないシステムでデータを授受・保存する。
④正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定め、規定に沿った運用をし、規定が備え付けられている。

タイムスタンプに関しては、送信者側で付与するか受領者側で付与することを選択することができます。
上記③、④のいずれかを行う場合はタイムスタンプは不要となります。

3.「タイムスタンプ」：こうやって要件を満たす！

クラウドシステムの場合、システムが稼働しているサーバがNTPサーバと同期していること、データの訂正削除が物理的にできないかもしくは訂正削除の履歴が保存され、検索ができることを確認してください。これらが満たされればタイムスタンプ付与が不要となります。
上記が満たされない場合、およびオンプレのシステムの場合、受領者側で入力期間内にタイムスタンプを付与するしくみを構築するのが最も確実な方法になると考えられます。
なお、電子取引データの措置として「正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程」については、「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】の問24の回答の中にサンプルがありますので参考してください。