法要件②「カラー画像による読み取り」について

１．「カラー画像による読み取り」：該当する条文

２．「カラー画像による読み取り」：条文をわかりやすく解説

３．「カラー画像による読み取り」：こうやって要件を満たす！

1.「カラー画像による読み取り」：該当する条文

法律上は以下のように規定されています。

電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則
（令和4年1月1日施行）
第２条第６項第2号　前号の入力に当たっては、次に掲げる要件を満たす電子計算機処理システムを使用すること。 ※一部省略
イ　スキャナ（次に掲げる要件を満たすものに限る。）を使用する電子計算機処理システムであること。
（２）　赤色、緑色及び青色の階調がそれぞれ二百五十六階調以上で読み取るものであること。

2.「カラー画像による読み取り」：条文をわかりやすく解説

「赤色、緑色及び青色の階調がそれぞれ二百五十六階調以上」は24ビットカラー（フルカラー、トゥルーカラーとも言います）と同義です。
使用するスキャナ機器は上記要件を満たす必要がありますので、新規にスキャナを購入する場合は、電子帳簿保存法スキャナ保存要件に対応しているか、事前に購入先に問い合わせると安心です。既に設置済みの複合機等を使用する場合も、念のため上記要件を満たしているか、ベンダーに確認することをお勧めします。
また機器が対応している場合でも、デフォルトのスキャン設定が要件を満たしていない場合もありますので注意してください。
スキャナは必ず定期的なメンテナンスを実施し、テストチャートを使用する等により、要件を満たしているかを確認してください。
また、定期点検の記録を残しておくとよいでしょう。
スマートフォンで読み取る場合、法要件②でも記載した通り画素数をもとに判断する必要があります。

3.「カラー画像による読み取り」：こうやって要件を満たす！

実際に伝票に添付されている証憑が「24ビットカラーによる読み取り」をされたものであるかどうかの担保の方法として以下のような対応が考えられます。可能であれば下記の両方について対応を実施することで、より適正な画像の管理が可能となります。

①経費精算システムで証憑の解像度をチェックする。

証憑を伝票に添付する時に解像度をチェックするしくみがある経費精算システムを利用すると要件の担保が確実になります。添付時にチェックすることで、仮に要件に満たない証憑の場合は画像の是正が迅速に対応できます。
なお、証憑の管理に文書管理システムを利用する場合、文書管理システムが解像度をチェックするためのモジュールを提供していることがあり、そのモジュールを自社システムへの組み込みを実施することで解像度チェックができるようになる場合もあります。

②複合機を利用する場合、メモリボタンを利用する。

先に記載した通り、複合機には「読み取り解像度」を設定できる機能が備わっているものが多いので、24ビットカラーの設定を含むメモリボタンを登録し、必ずそのボタンを使ってスキャニングする運用を
利用者に周知させることで要件を満たす方法があります。
併せて、事務処理規定の中に「入力装置の設定は24ビットカラーとする」などの文言を入れるようにしてください。