ECOAS経費・旅費精算 | 導入事例
某大手通信企業関連会社
「ECOASを導入して、申請から支払までのプロセスを効率化でき、
年20％のコスト削減ができました。2年あまりで投資額を回収できる見込みです。」
大手通信会社の関連企業として、情報システム・ネットワークの設計、開発、運用、コンサルティングを行っているＣ社は、大阪、名古屋に事業所が、札幌にサーバ運用センターがあり、全国で社員は約800名おります。
本社と大阪、名古屋、札幌の各拠点含めた全社で、旅費精算のために、『ECOAS』を利用しています。
導入の経緯と活用の様子を情報システム部門の担当部長Ｔ氏と、経理部門の担当課長Ｎ氏にお話を伺いました。
- 某大手通信企業関連会社
Ｃ社
経理部門 担当課長
Ｎ氏
ECOAS導入前の課題
ECOAS導入前は、どうされていたのですか。
紙による旅費申請、チェック、支払という精算業務を実施していましたので、以下のような課題がありました。
1. ユーザの負荷
ユーザは、旅費を乗り換え案内サービスを使って検索し、紙の精算書に転記していました。そのため、精算の度に検索・転記が必要で、ユーザに負担がかかっていました。
2. 経理部門の負荷
旅費規定や日当規定を見落とすユーザがいるため、旅費、日当の金額を細かくチェックする必要があり、経理部門の負担が増加していました。
3. ユーザの立替
当然、精算の際には、上司の承認印が必要ですが、上司が出張・外出で不在の場合は精算ができず、社員への支払が遅れる場合がありました。また、精算書に誤りがあった場合は、訂正処理に時間がかかっていました。
4. 会計システムへの転記の正確性
精算が完了した後に、会計システムで仕訳処理する必要がありますが、手入力していたため、経理部門の負担と情報の精度の2点に問題がありました。
5. 精算書類の保管コスト
精算書は7年間保管することが義務付けられていますが、精算書だけで年間12,000枚を超え、その保管コストが負担となっていました。
これらの問題を解決し、業務効率と経理処理の精度アップを目的に、旅費精算システムを導入することにしました。
製品の評価方法
どのような条件で、製品を比較検討されましたか。
ユーザ視点と管理部門の視点の2つの条件で比較検討しました。具体的には以下の通りです。
1.ユーザの負荷を減らすために、使い勝手がよいユーザインターフェース(UI)を備えたシステムであること
2.マスターデータ、会計データの連携等、管理部門の負担軽減が図れるシステムであること
この条件で選択するために、ユーザ、経理部門、情報システム部門から各5名の代表を選び、操作性やメンテナンス面などの項目について点数化し、intra-mart WebPlatform7.2で稼働する製品と他ワークフロー基盤の製品をそれぞれ1つずつ選びました。その上で、RFPを作成しました。
RFPの内容を教えてもらえますか。
業務要件とシステム要件をあわせ、合計20個の評価項目を作成しました。主要な評価項目は以下の通りです。
・定期券区間が自動的に控除、または削除されること
・日当計算できること
・領収書をPDFで添付できること
・二重申請の防止機能
・会計システムとの連携機能
・ファームバンキング用に支払データ出力ができること
・1,000人以上でも利用できること
・リモート機能で利用できること
・短納期（4ヶ月）で利用開始できること
これらの条件を元に2社に提案してもらい、最終的にALSIのECOASを選びました。
ECOAS選定の理由
ECOASをお選びになった理由はどこにありますか。
intra-mart WebPlatform7.2上で稼働している別システムと、インターフェイスを取ることで、マスターデータの一元化が図れ、データ維持効率の向上が期待できると考えました。また、ECOASはシンプルな構成なので、使いやすく、ユーザに違和感なく受け入れられるだろうと判断しました。
スケジュール的にも、ECOASは条件を満たしていました。2012年3月に要件定義を開始し、2012年7月1日利用開始というタイトなスケジュールでしたが、ALSIは対応できるとのことでした。また、コスト的にもリーズナブルでした。
以上より、ECOASに決定しました。
導入効果
ECOASの導入効果について教えて下さい。
紙の申請書を削減することができ、ユーザや経理部門の負担が軽減できました。また、データ連携ができるようになり、申請から支払までのプロセスを効率化できました。これらの効率化により、年約20％のコスト削減が出来ました。2年あまりで投資を回収できる見込みです。
ECOASに対する評価
ECOASへの評価を教えて下さい。
UIが優れており、誰もが簡単に使える点が、評価できます。オンラインヘルプが各画面に準備されており、記述レベルも詳細ですので、システム導入当初の経理・情報システム部門への問い合わせも、想定よりも少なく、スムーズな立ち上げが出来ました。グループ会社内の異動等で、利用者数は増えていますが、新メンバーでも混乱なく、スムーズに精算業務が行えています。
情報システム部門は、情報を一元化できること、柔軟にカスタマイズできること、1,000人以上の規模でも安定して使えることの3点を評価しています。
ALSIに対する評価と期待
ALSIへの評価と期待を教えて下さい。
ALSIは、業務側の要望を汲み取り、丁寧にシステムに落とし込んでくれたので、大変助かりました。私たちが気づかない細かい内容についても、ALSIから「この点はどうなりますか？」と確認してくれたので、旅費精算の規定をそのままシステムに落とし込むことができました。
また、短納期でのシステム導入を要望しましたのでハードだったと思いますが、スケジュール管理もしっかりしていて、予定通り納品してもらうことができました。納期、品質、コストのどれも満足しています。
今後もユーザー要望を取り入れたよりよい製品の販売を通じて成長していただきたいと思います。今後ともよろしくお願いいたします。
お忙しい中、貴重なお話しをありがとうございました。
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