社員の立替え経費が発生した場合、各自がEXCELで経費精算書を作成して経理財務部に回す、という形をとっていました。経理部門で、精算書をもとに会計システムに入力するので、社内で見れば「二重入力」が発生していたといえます。

主なねらいはそうですが、背景としては、統合・合併を重ねて会社の規模が大きくなり、「業務の分散」という考え方が生まれてきたことが大きいです。これまでは、業務機能をひとつに集中させて内部統制を一本化すると同時に、業務の標準化をはかることに合理性を見出していました。しかし、社員数が増えたことにより、従来のやり方ではさまざまな問題が生じるようになったのです。

会計システムに入力するための要員は、繁忙期と閑散期で波がありますが、常にピークに合わせた人員を経理部門で確保しなければなりません。ピークを過ぎると手が余ってしまうという問題が発生していました。また、処理の手間がかかるため、月に2回しか社員に支払いをできませんでした。

一方で、相対的に考えれば経理部門以外の人員は多くなっている――ならば、各部署で入力してもらうほうが効率的なのでは、と考えました。

会社の規模が変われば、自ずとワークフローバランスの妥当性も変わります。新しいやり方を構築しようという会社全体の動きの中で、では、経費精算からやってみましょう、ということになりました。

パッと見で操作できるものがよいと思っていました。従業員全員が使うものですから、できるだけシンプルで、誰もが直感的に使えるような製品じゃないと困ります。

分散化とともに、アウトソーシングの方向を目指していましたので、社内にサーバーを持ちたくありませんでした。そのため、「クラウド型」が第一条件。また、従業員全員で入力するとなると、内部統制のレベルが落ちかねないので、そこが保てるようなもの、ということを意識しました。

最終的に「仕訳」まで持っていける製品を望んでいましたが、最初の入力で従業員に「仕訳」を意識させると必ず間違いが発生し、会計の数字に直接響きます。経理部門に精算書を集めていたときは、すべてチェックしていましたが、導入後は事情が違ってくるわけです。そのため、仕訳自体を社員に意識させない＝"使用用途を選択するだけで勝手に仕訳が起きる"製品を探しました。

我々が欲しかったのは、一にも二にも「立替え経費精算」でした。多機能な製品も比較・検討しましたが、導入しても持て余すだろうと感じました。その点、ECOASは機能がシンプルで、かつクラウド型（株式会社NTTデータのクラウドサービス：BizXaas(ビズエクサース)R）を選択できるところが、当社のねらいにピッタリでした。また、タブレットに対応しているという部分も決め手となりました。当社では、マネージャー職や支店勤務の社員に、優先的にタブレットを持たせているのですが、そこがまさに"出張精算の多い層"。その層が、どこに居ても精算・決裁できるというのは、運用面で非常に効率的です。

それに加え、価格もリーズナブルだったことから、ECOASに決めました。

ユーザが使用用途を選ぶことで、勘定科目や消費税区分までを紐づける仕組みにしたかったので、まず、それができますか？ ということを確認しました。"できる"とのことでしたので、その部分を最も重視して進めていきました。

苦労したのは、「承認」のフローをどう作るか、ということです。

旅費はグループマネージャーまで、交際費は部長まで――では、その先はどうするか、誰にどこまで見えるのがよいのかという、「承認」の仕組み作りの部分です。分散化することで統制が緩まないよう、各部署にヒアリングをしながら、従来の抑制機能をシステムにどう反映するか、検討を重ねました。

前述のような課題に対し、我々が伝える要件を一つひとつ丁寧に形にしていただきました。フットワークが軽く、フレキシブルに対応してくれたので、大変助かりました。

承認のフローでは、ECOASのワークフローに実装されていない要素を、当社の組織の実態に合わせて追加していただきました。また、すべての税務要件を満たした上で、当社の書式に合わせて印字できるような機能を盛り込んでいただいたので、税務調査の際にはそのまま証跡表として出せるような形となっています。"当社に合う"設計をしていただき、満足しています。

今後は、実績管理の面を厚くしていきたいと考えているので、引き続きお手伝いいただきたいと思います。「どの部署が何をどのぐらい使っているのか」をクリアに把握し、生産性を生み出せるような財務管理の方法を探っていくつもりです。

立替え精算の運用面では、今後"使ってみて初めて気づく点"が出てくるのではないでしょうか。慣れてしまえば大丈夫、というのではなく、実情に合わせてブラッシュアップし、さらに操作性を高めていきたいと思います。そのためにもALSIには、基盤を管理するNTTデータとの連携をより一層強化し、高品質なサポートを提供していただきたいと思います。