ECOAS経費・旅費精算 | 導入事例

ENEOSグローブ株式会社

「ECOASはシンプルな機能で使いやすく、クラウド対応やモバイル連携も、
当社のねらいにピッタリでした。」

ENEOSグローブ株式会社は、全国に広がる販売網を通じ、LPガスの安定供給を支えるとともに、家庭用燃料電池(エネファーム)などの新エネルギー事業へも積極的に取り組んでいます。

従業員数は約300名。本社と北海道、仙台、名古屋、金沢、大阪、広島、福岡の各拠点を含む全社で、経費精算のために『ECOAS』を利用しています。

導入の経緯と活用の様子について、情報システム部門のアシスタントマネージャー高橋芳之氏と、経理部門のアシスタントマネージャー池田直也氏にお話を伺いました。

写真:ENEOSグローブ株式会社 総務人事部 情報システムグループ<br />アシスタントマネージャー<br />高橋芳之 氏<br />経理財務部 営業経理グループ<br />アシスタントマネージャー<br />池田直也 氏
ENEOSグローブ株式会社
総務人事部 情報システムグループ
アシスタントマネージャー
高橋芳之 氏
経理財務部 営業経理グループ
アシスタントマネージャー
池田直也 氏

導入効果

ECOASの導入効果について教えてください。

申請者と経理部門の二重入力がなくなり、申請から支払いまでのプロセスを効率化できました。現時点で約20%のコスト削減ができています。数値化できない部分では、経費に対する従業員の意識が高くなったことも効果のひとつと捉えています。例えば、交通費ひとつをとっても、通常の経費なのか、交際費として計上すべきかと考える――そのような意識が強化されていると感じます。 当初のイメージどおりに効果が出ているので、投資額の回収は早い見込みです。さらにECOASを浸透させ、できるだけ早い段階で支払いの回数も増やしていきたいと考えています。


ECOAS導入前の課題

ECOAS導入前はどのように業務が行われていたのですか。

社員の立替え経費が発生した場合、各自がEXCELで経費精算書を作成して経理財務部に回す、という形をとっていました。経理部門で、精算書をもとに会計システムに入力するので、社内で見れば「二重入力」が発生していたといえます。

では、導入の目的は精算業務をシンプルに、ということですか。

主なねらいはそうですが、背景としては、統合・合併を重ねて会社の規模が大きくなり、「業務の分散」という考え方が生まれてきたことが大きいです。これまでは、業務機能をひとつに集中させて内部統制を一本化すると同時に、業務の標準化をはかることに合理性を見出していました。しかし、社員数が増えたことにより、従来のやり方ではさまざまな問題が生じるようになったのです。

例えばどのような問題ですか。

会計システムに入力するための要員は、繁忙期と閑散期で波がありますが、常にピークに合わせた人員を経理部門で確保しなければなりません。ピークを過ぎると手が余ってしまうという問題が発生していました。また、処理の手間がかかるため、月に2回しか社員に支払いをできませんでした。

一方で、相対的に考えれば経理部門以外の人員は多くなっている――ならば、各部署で入力してもらうほうが効率的なのでは、と考えました。

それが「分散」の考え方ですね。

会社の規模が変われば、自ずとワークフローバランスの妥当性も変わります。新しいやり方を構築しようという会社全体の動きの中で、では、経費精算からやってみましょう、ということになりました。


製品選定の流れ

選定の基準として重視された点をお聞かせください

まずは価格です。分散化にあたり、イニシャルコストをかけてしまうと意味がなくなるので、金額は重視しました。

リーズナブルでも"こうあってほしい"という部分はどこでしたか。

パッと見で操作できるものがよいと思っていました。従業員全員が使うものですから、できるだけシンプルで、誰もが直感的に使えるような製品じゃないと困ります。

ユーザ目線では"操作性"を重視された。マネジメントする側の視点では?

分散化とともに、アウトソーシングの方向を目指していましたので、社内にサーバーを持ちたくありませんでした。そのため、「クラウド型」が第一条件。また、従業員全員で入力するとなると、内部統制のレベルが落ちかねないので、そこが保てるようなもの、ということを意識しました。

"内部統制のレベルが落ちる"とは、具体的にはどのようなことですか。

最終的に「仕訳」まで持っていける製品を望んでいましたが、最初の入力で従業員に「仕訳」を意識させると必ず間違いが発生し、会計の数字に直接響きます。経理部門に精算書を集めていたときは、すべてチェックしていましたが、導入後は事情が違ってくるわけです。そのため、仕訳自体を社員に意識させない="使用用途を選択するだけで勝手に仕訳が起きる"製品を探しました。


ECOAS選定の理由

ECOASをお選びになった理由はどこにありますか。

我々が欲しかったのは、一にも二にも「立替え経費精算」でした。多機能な製品も比較・検討しましたが、導入しても持て余すだろうと感じました。その点、ECOASは機能がシンプルで、かつクラウド型(株式会社NTTデータのクラウドサービス:BizXaas(ビズエクサース)R)を選択できるところが、当社のねらいにピッタリでした。また、タブレットに対応しているという部分も決め手となりました。当社では、マネージャー職や支店勤務の社員に、優先的にタブレットを持たせているのですが、そこがまさに"出張精算の多い層"。その層が、どこに居ても精算・決裁できるというのは、運用面で非常に効率的です。

それに加え、価格もリーズナブルだったことから、ECOASに決めました。


ALSIに対する評価と期待

ECOAS導入において、注意した点、また苦労した点はどこですか。

ユーザが使用用途を選ぶことで、勘定科目や消費税区分までを紐づける仕組みにしたかったので、まず、それができますか? ということを確認しました。"できる"とのことでしたので、その部分を最も重視して進めていきました。

苦労したのは、「承認」のフローをどう作るか、ということです。

旅費はグループマネージャーまで、交際費は部長まで――では、その先はどうするか、誰にどこまで見えるのがよいのかという、「承認」の仕組み作りの部分です。分散化することで統制が緩まないよう、各部署にヒアリングをしながら、従来の抑制機能をシステムにどう反映するか、検討を重ねました。

ALSIの対応はどうでしたか。

前述のような課題に対し、我々が伝える要件を一つひとつ丁寧に形にしていただきました。フットワークが軽く、フレキシブルに対応してくれたので、大変助かりました。

承認のフローでは、ECOASのワークフローに実装されていない要素を、当社の組織の実態に合わせて追加していただきました。また、すべての税務要件を満たした上で、当社の書式に合わせて印字できるような機能を盛り込んでいただいたので、税務調査の際にはそのまま証跡表として出せるような形となっています。"当社に合う"設計をしていただき、満足しています。

今後、ALSIにどのようなことを期待されますか。

今後は、実績管理の面を厚くしていきたいと考えているので、引き続きお手伝いいただきたいと思います。「どの部署が何をどのぐらい使っているのか」をクリアに把握し、生産性を生み出せるような財務管理の方法を探っていくつもりです。

立替え精算の運用面では、今後"使ってみて初めて気づく点"が出てくるのではないでしょうか。慣れてしまえば大丈夫、というのではなく、実情に合わせてブラッシュアップし、さらに操作性を高めていきたいと思います。そのためにもALSIには、基盤を管理するNTTデータとの連携をより一層強化し、高品質なサポートを提供していただきたいと思います。

お忙しい中、貴重なお話しをありがとうございました。


ENEOSグローブ株式会社

http://www.eneos-globe.co.jp/

所在地:〒100-6115 東京都千代田区永田町2-11-1

液化石油ガスの輸入・販売、新エネルギー関連機器の販売

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