株式会社ノダキ

当社では長年にわたり紙の請求書や書類を使用してきたのですが、2022年1月の電帳法改正に伴い、インボイス制度や働き方改革への対応という観点からも早急な電子化が必要になりました。そこで2021年に経費精算システムの導入を決定し、当時盛んに広告されていたツールを急ぎ採用しましたが、運用を続ける中でさまざまな不満が生じ、リプレースを検討することになりました。

既存ツールでは、主な利用者である営業担当者の多くが操作になじめず、申請内容の不備も頻発したため、当社との相性が悪いと感じるようになりました。また、導入直後こそサポートは手厚かったものの、数カ月後に有償サポートへ切り替わり、電話問い合わせができなくなった点にも不満がありました。

事業所ごとに規模や組織が異なる当社では、ワークフローも拠点ごとにカスタマイズする必要があり、無料サポート期間内に設定を完了できませんでした。実運用開始後もさまざまな不備が表面化し、大きな負担となっていたのが実情です。

さらに、ライセンスが50単位でしか追加できず、数ライセンスだけ増やしたい場合でも50ライセンス購入が必要なためコストが膨らみ、一部の営業アシスタントにはアカウントを割り振れない状況でした。

リプレースの検討を始めたのはコロナ禍の最中で、情報収集のため積極的にWebセミナーへ参加していました。その中の一つでBIZUTTO経費を知り、興味を持ちました。

前回の導入が拙速だった反省から、今回は複数製品を比較・検討しました。特に、経理部門ではなく主な利用者である営業担当者が戸惑わずに確実に操作できることを重視しました。

基幹システムベンダーを含む複数社に声を掛けて候補を挙げてもらいましたが、既存ツールへの不満をほぼ解消でき、かつコスト面でも優れていた点を評価し、BIZUTTO経費の採用を決めました。

2022年にBIZUTTO経費の紹介を受けて以降、気になる存在ではありましたが、当時は請求書の電子化対応を進めている最中でした。その作業が一段落した2023年2月にトライアルを実施し、問題がなかったため導入を決定。既存ツールとの並行稼働期間を経て、同年6月から本稼働を開始しています。

既存ツールに比べると導入も運用も格段に容易でした。導入時には訪問とオンライン双方で勉強会を実施してもらい、利用者もスムーズに移行できました。

一方で苦労したのは社内の理解を得ることです。経営会議では「最近導入したばかりなのにリプレースを？」という声もありましたが、当時の経緯を丁寧に説明するとともに、社長や営業責任者に実際にBIZUTTO経費を試してもらい、使いやすさを体感してもらうことで導入へこぎつけました。

ワークフローを組みやすく、サポートセンターの支援も得られたことで、自社に合った汎用ワークフローを構築できました。導入から1年以上経った今も丁寧なサポートが続いており、大変助かっています。

BIZUTTO経費は10ライセンス単位の料金体系で、利用者数に応じて柔軟に調整できます。さらに2年目以降は月額料金が半額になるため、より低コストで運用できる点も大きなメリットです。

休日出勤の申請や電車遅延証明書などを紙で提出していた頃は、手元に届くまで時間がかかったり、届かないケースも少なくありませんでした。BIZUTTO経費導入後は汎用ワークフローにより提出状況をすぐ確認できるようになり、作業効率が向上しました。

既存ツールと比べて画面の文字が大きくて見やすく、素早くチェックできるようになりました。操作ミスも減ったと感じています。

自身が遅延証明などを申請する際にも入力しやすくなったと感じています。営業担当者にとっても使いやすいツールになっていると思います。

標準税率・軽減税率・非課税といった区分を申請者が誤る場合がありますが、BIZUTTO経費ではあらかじめ区分ごとに処理されるため、チェック作業がスピーディになりました。

既存ツールに慣れていたこともあって導入直後は戸惑いもありましたが、今では使いやすいと感じています。まだ使っていない機能もあるので、これから積極的に活用していきたいです。

現状、会計システムなど他システムとの連携は手作業で行っていますが、将来的にはデータ連携を実現したいと考えています。そのためにも、まずは社員の申請スキル向上を図り、正確なデータ入力を定着させていく方針です。

この1年、サポートセンターには大変お世話になりました。引き続き窓口対応を強化してもらえると助かります。また、今回の導入検討のきっかけは他社のWebセミナーでしたので、ALSIにも同様のセミナー開催や情報提供を継続してもらえればと思います。