かつて、緊急に知らせなければならない情報を連絡する最もポピュラーな手段は、電話連絡網であった。それに代わり、かつプラスαの役割を果たすものとして、メール配信システムを利用した連絡網の導入が各自治体で増えている。
各自治体での導入のきっかけと運用、活用効果について聞いた。

松本氏は「学校において情報伝達の手法は、数多く持っていることが重要。そこで紙やWeb掲載のほか、電話連絡網に代わるメール配信システムの導入にも着手した」と話す。数あるメール配信システムの中、スクールメール導入に至った第一の理由が新規登録の手間が簡便であるなど、使い勝手の良い点だ。
「メール配信をする方法はいろいろあり、最も安価なのが、メーラーを使った一斉配信。これは担当者の負担がものすごく大きい。正確さを期すために保護者のメールアドレスを紙でもらい、それを住所や学年、兄弟姉妹関係など、情報を登録する際にカテゴリ分けする作業が煩雑で、校務の合間を縫ってその作業を進めるのに多くの時間がかかっていた。この手間は二度と繰り返したくなかった」
その点、スクールメールならば、保護者からの携帯電話やPCから簡単に登録できる。クラスや学年などのカテゴリ分けも同時にできるため、すぐに活用できる。

進級処理が自動化されている点も便利だ。以前は手作業で進級処理をしたこともあり、膨大な手間が必要であった。スクールメールならば自動的に進級し、名簿が書き換わるので業務の効率化につながる。
過去には、市一括で一斉メール配信システムを導入していたこともある。しかしクライアントPCにインストールするタイプであったため、メール配信作業ができるPCが限られるという不便さがあった。スクールメールならば、送信する端末を選ばずにいつでもどこからでもメールを送ることができるため、活用の幅が広がりやすい。
個人情報保護がクリアになる点も選定のポイントの１つだ。市のポリシーでは、個人情報は教育委員会で管理する必要がある。無料のメール配信システムでは、アドレス管理を外部に委託する形になり、市のポリシーに反する。その点もスクールメールはクリアしている。

スムーズな運用のポイントは何か。
「このシステムを使う意義を理解してもらい、それを実現する機能だけを見せることで、誰でもすぐに使い始めることができるようにした。使い慣れてくるうちに、こんな機能が欲しい、こういうことをやってみたい、という要望が学校から上がるようになる。そのとき初めて他の機能を見せるようにした」
このような流れとしたのは、導入前、幅広い年齢層からの反応を検証したことにある。
「選定する際は、幅広い年齢層の教員と一緒に、様々なアプリケーションやシステムを見てきたが、その際に評価が低かったのは、多機能のものだった。便利かもしれないがよくわからない、という反応が多かった」
そこで、多様な機能は持っていたとしても、初期導入時には機能を限定、当初はログインしてメール作成画面を選び、送信ボタンを押すだけの、初心者でも迷わない使い勝手とした。これにより、すべての教員にとって最初の一歩が楽になった。

スクールメールは、各校ニーズに合わせてカスタマイズができると同時に、市内で同じシステムを使うことができる。各校のメール配信システムを統一することは、様々なメリットを生む。
「これまで各学校は、教育委員会のメールやＦＡＸの情報から文面を作成して保護者に送っていた。スクールメールを使えば、教育委員会から学校向けに防犯情報を送ると、各校では、その文面をそのまま使って学校から保護者に送ることができるようになり、教育委員会からワンストップに近い形で各学校に情報を流すことができる。これは迅速で正確な情報伝達につながる」
さらに、システムの統一により、想定されるトラブルに対する解決法もある程度予想がつくため、トラブル対応もスムーズになった。

講習は年１回、年度始めに行う。対象は教頭と情報主任、安全担当など。
本格的に稼働して２年目を迎えた今、学校の反応はどうか。
「導入当初は覚えることが多くなった、という声もあったが、今では便利さを感じている教員が増えている。防犯情報を正確・迅速に全学校に送ることができれば良いと考えての導入だったが、校外学習の際の学校への到着時間や持ち物確認、行事のお知らせなど、各校ニーズで自由に使われている。今年度は、より様々な学校で様々な活用方法が出てくるのでは」と大きな期待をよせる。